Decenas de notas de gastos, horas y horas revisando tickets y al final del mes, siempre hay algún descuadre. No es un caso aislado. En un momento en que se nos llena la boca hablando de las bondades de la IA, hay empresas que siguen gestionando sus gastos de viaje profesionales como en el siglo pasado.

El coste de continuar realizando este proceso de forma manual ya no son solo las horas perdidas. La falta de visibilidad, la frustración de los empleados, los errores contables y la incapacidad de tomar decisiones estratégicas porque no se tienen datos fiables también deben ser tenidos en cuenta.

Diversos estudios del sector concluyen que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, y los gastos fraudulentos suelen incluir información incorrecta o estar fuera de política.

Si la tecnología ya resuelve estos problemas, ¿por qué no aprovecharla?

Veamos lo que están haciendo las organizaciones que van por delante.

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Automatización end-to-end: Adiós a las tareas manuales

Tradicionalmente, gestionar un viaje de empresa implica un montón de pasos desconectados entre sí:

1. El trabajador que se va a desplazar solicita la autorización para el viaje (enviando un email o en un impreso en papel).
2. La persona encargada reserva el vuelo o el hotel (normalmente a través de una agencia de viajes).
3. Durante el viaje, el trabajador tiene que ir guardando los tickets.
4. Al volver, rellena la nota de gastos y adjunta los justificantes fotocopiados.
5. El responsable de departamento revisa los gastos cuando puede.
6. El departamento de Finanzas valida y contabiliza manualmente.
7. El empleado recibe el reembolso (entre el paso 4 y el 7 pueden pasar varias semanas).

Al conectar todo el flujo de viaje, el proceso se simplifica. Desde la solicitud del viaje hasta la contabilización en el ERP, todo el ciclo de viaje se automatiza y se realiza desde una única plataforma. 

Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado:

• Reservas automatizadas conforme políticas predefinidas.
• Captura automática de tickets y facturas desde la app móvil.
• Conciliación instantánea de los gastos.
• Contabilización directa en el ERP, sin intervención manual.

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Lo que antes llevaba semanas, ahora se soluciona en horas. De hecho, según un reciente estudio del Aberdeen Group, las empresas que utilizan soluciones automatizadas de gestión de gastos corporativos reducen un 67% el tiempo dedicado al procesamiento.

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Integración de sistemas: el fin de los silos tecnológicos

Otra de las tendencias es el fin de las aplicaciones aisladas. ¿Por qué ya no funcionan? Piensa en cómo han sido siempre los viajes de negocios. Un caos de hojas de cálculo, recibos y anotaciones manuales.

Los departamentos financieros ya no pueden permitirse gestionar los viajes en una plataforma, los gastos en otra y la contabilidad en una tercera.

Por tanto, la solución pasa por ecosistemas tecnológicos integrados. Imagina tener una solución de gestión de gastos de viaje profesionales integrada con tu agencia de viajes (también con tu ERP y con tu sistema de Business Intelligence). ¿Cómo cambia el proceso?

1. Reservas los billetes y los hoteles en la agencia
2. Toda esa información se registra automáticamente en la aplicación de gastos, donde el departamento financiero puede verla en tiempo real.  
3. Se crea una hoja de gastos a la que el trabajador desplazado va subiendo los tickets digitalizados durante el viaje. 
4. Los responsables van visualizando los gastos en tiempo real.
5. Cuando el trabajador vuelve, envía la hija de gastos a aprobación.
6. Finanzas aprueba y los gastos se vuelcan en el ERP de forma automática para su contabilización.

Sin errores, con una mínima intervención humana.

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¿Por qué es crítica la integración agencia + expense management?

En el siguiente cuadro comparativo resumimos el valor estratégico de esta conexión.

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Inteligencia Artificial aplicada al travel management

De la automatización reactiva a la inteligencia proactiva. Ya no se trata simplemente de digitalizar procesos financieros. La detección automática de anomalías es una de las principales demandas de los departamentos de back office. 

Detección avanzada de fraude y anomalías

La IA identifica automáticamente una serie de patrones:

• El mismo gasto enviado con tickets diferentes
• Justificantes manipulados
• Importes redondeados sospechosamente hacia arriba
• Compras personales mezcladas con gastos de viaje
• Proveedores inusuales o no permitidos
• Gastos fuera de horario/fecha del viaje

Optimización de políticas mediante machine learning

La IA, además, es capaz de analizar los justificantes de pago para detectar patrones de gasto, adaptar las políticas conforme a criterios realistas o identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos:

• El límite por noche en un hotel de Londres es de 125 euros, pero siempre se sobrepasa. Quizá habría que replantearse aumentar el límite.  
• Un proveedor es un 20% más caro que el resto. La solución es renegociar precios o buscar una alternativa.
• El billete en avión entre dos ciudades es tres veces más caro que el tren y se tarda más o menos el mismo tiempo. Resulta lógico pensar que el avión en este caso no compensa.

Procesamiento inteligente de justificantes

Los OCR más avanzados son capaces de extraer datos de tickets arrugados, borrosos o parcialmente visibles. Además, reconocen varios idiomas, identifican tipos de gasto automáticamente y aprenden con cada interacción.

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Visibilidad financiera en tiempo real: el nuevo estándar

Uno de los grandes problemas de las notas de gastos tradicionales es que los responsables financieros conocen toda la información de los gastos de viaje con un mes o más de retraso. Las facturas de las agencias tardan semanas en llegar, los trabajadores desplazados entregan las notas de gasto el último día, la contabilización no es inmediata… 

El resultado: cuando el informe está listo, ya hay poca capacidad de reacción.

En cambio, con la integración de los softwares de control de gastos con las agencias de viajes, se obtiene una fotografía total del viaje:

• Solicitudes realizadas (quién, cuándo, dónde)
• Reservas realizadas
• Viajes en curso
• Facturas que faltan por pagar
• Gastos pendientes de reembolso
• Desviaciones presupuestarias (por departamento, proyecto o centro de coste)
• Umbrales sobrepasados
• Distribución de gasto por proveedor

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Compliance y sostenibilidad: los nuevos imperativos

A todo lo dicho, ahora se añade la obligatoriedad de la factura electrónica B2B para profesionales y empresas. Entrará en vigor en 2026 y traerá las siguientes implicaciones para travel & expense:

• Los tickets y justificantes deben tener validez digital
• Los sistemas deben garantizar integridad e inalterabilidad
• La trazabilidad es requisito indispensable. Cada euro gastado tiene que estar justificado y debe haber una relación clara entre gasto y actividad empresarial.

La integración entre agencias de viajes y soluciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket garantizan esa trazabilidad, desde la solicitud hasta la contabilización, pasando por la reserva y los pagos.

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Mobile-first: gestión desde cualquier lugar

La oficina como la entendemos ya no existe. Los viajeros de negocios gestionan sus gastos sobre la marcha (aeropuertos, cafeterías, hoteles…), mientras que los responsables revisan los gastos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet. 

¿Qué esperar de una aplicación móvil? Diseño intuitivo, captura instantánea de tickets y facturas, procesamiento rápido, guardado temporal si no hay conexión, notificaciones automáticas, consulta de estado de las hojas de gastos, exportación de informes, etc.

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Cómo llevar estas tendencias a tu empresa: Okticket + Pelaio

Hemos hablado de las tendencias que están transformando el sector. Ahora, la pregunta clave: ¿Cómo implementarlas en tu organización sin complicaciones?

Más allá de la automatización: inteligencia artificial que trabaja por ti

Ya no se trata solo de digitalizar. Okticket integra Pelaio, su motor de inteligencia artificial generativa que convierte la gestión de gastos en un proceso verdaderamente autónomo.

Pelaio no es un simple Okticket que lee tickets. Es un agente inteligente que aprende continuamente de cada transacción para validar gastos sin intervención manual, eliminar tareas repetitivas y minimizar errores humanos.

¿Qué hace Pelaio por tu empresa?

• Registra todos los gastos y los categoriza sin que ningún humano tenga que revisar, etiquetar o corregir nada. Identifica automáticamente:

- Tipo de gasto (transporte, alojamiento, comida, parking, peajes…)

.-Proveedor y datos fiscales

- Importe, divisa y conversión automática

- Fecha y ubicación del gasto

• Aprende de tus patrones de gasto específicos: proveedores habituales (como hoteles o restaurantes)
• Con cada nueva transacción, aumenta su precisión.
• Actúa como un auditor incansable que supervisa cada euro gastado para asegurar que cumple con las políticas de tu empresa. No se cansa, no tiene despistes, no deja pasar nada.

Detección automática de incumplimientos

Compras no autorizadas

• Tabaco, alcohol, juegos de azar
• Productos personales no relacionados con el viaje
• Servicios no alineados con las reglas de gasto internas

Establecimientos prohibidos

• Proveedores no aprobados por la empresa
• Compras en categorías no permitidas
• Ubicaciones fuera de la ruta del viaje

Fraude, errores y manipulación

• Tickets duplicados (mismo gasto enviado varias veces)
• Justificantes potencialmente fraudulentos o generados con IA
• Importes modificados o justificantes alterados
• Tickets que no coinciden con las fechas del viaje

Transacciones sospechosas 

• Gastos duplicados con pequeñas variaciones
• Patrones de gasto inusuales 

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Alertas inteligentes en tiempo real

Cuando Pelaio detecta algo irregular, no espera al final del mes para decírtelo. Genera alertas instantáneas que permiten actuar de inmediato, incluso bloquear el gasto.

El impacto real de Pelaio en tu operación

• Ahorro de hasta el 80%  del tiempo dedicado a tareas administrativas
• Reducción de los errores en un 90%
• Detección de irregularidades antes de que se conviertan en un problema
• Validación automatizada

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Integración completa con agencias de viajes

Y aún hay más. Cuando conectas Okticket + Pelaio con tu agencia de viajes corporativa, toda la información del viaje queda reflejada en una sola hoja de gastos.  

Este sería, más o menos, un ejemplo del flujo automatizado:

1. La empresa reserva vuelos, hoteles, trenes y demás en la agencia de viajes y la información fluye automáticamente a Okticket.
2. Durante el viaje, el trabajador desplazado saca una foto de los tickets (comidas, taxis, gasolina, parkings, etc.)  sobre la marcha, desde la app de Okticket.
3. El agente IA de Okticket verifica que los gastos cumplen con la política interna. Mientras, los responsables de finanzas pueden monitorizar todos los gastos y generar reportes con datos reales y fiables.
4. Las hojas de gastos aprobadas en Okticket se vuelcan en el ERP de forma automática para su contabilización.

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Preguntas frecuentes sobre gestión de gastos de viaje corporativos

¿Cuánto tiempo se ahorra con un sistema automatizado de gestión de gastos de viaje profesionales?

Según estudios del sector, las empresas pueden reducir hasta un 67% el tiempo dedicado al procesamiento de notas de gastos, pasando de 20-30 minutos por nota a menos de 5 minutos con sistemas automatizados avanzados. Con Okticket, el ahorro de tiempo es de hasta el 80%

¿Cómo detecta la IA los gastos fraudulentos?

Los agentes IA como Pelaio analizan patrones de gasto, detectan irregularidades, identifican justificantes manipulados y alertan sobre transacciones sospechosas en tiempo real.

¿Qué ventajas tiene integrar la agencia de viajes con un software de gestión de gastos?

La integración permite visibilidad en tiempo real del gasto, validación automática de políticas, eliminación de entrada manual de datos, conciliación instantánea y toma de decisiones basada en datos actualizados.

¿Es complicado implementar un sistema de gestión de gastos con IA?

Las soluciones modernas como Okticket están diseñadas para implementarse rápidamente. Además, los usuarios no necesitan formación gracias a su interfaz intuitiva.

¿Cómo ayuda la IA a cumplir con las políticas de gastos?

La IA supervisa automáticamente cada transacción contra las políticas configuradas, detecta incumplimientos al instante, alerta a los responsables y aprende de los patrones específicos de cada empresa para mejorar la detección continua.

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Conclusión

Las tendencias que hemos analizado ya están siendo implementadas por las empresas líderes de su sector.  Se trata de realidades operativas que están marcando la diferencia entre organizaciones ágiles y aquellas atrapadas en procesos del siglo pasado.

 ¿Por dónde empezar? 

Prioriza la integración sobre la funcionalidad estándar, elige socios tecnológicos especializados. automatiza de extremo a extremo y opta por tecnologías que el equipo realmente va a usar.

Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.

Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.

¿Tu empresa está preparada para dar el salto? Escríbenos.

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¿Te imaginas que sale una aplicación que ofrece GPS, Spotify, banca móvil y editor de fotos? Lo primero que piensas es en lo funcional que sería: un único desarrollador, actualizaciones sincronizadas, una interfaz intuitiva… Todo muy conveniente.

Pero de repente estás conduciendo y te mete por una dirección prohibida porque hace semanas que no se actualizan los mapas. Cuando te pones a escuchar música, te das cuenta de que el sonido no sale por los altavoces porque el ecualizador no puede conectarse. Y cuando intentas editar una foto, los filtros no son lo que esperabas.

Este es un ejemplo ficticio, pero es lo que está pasando con las suites “todo en uno” en la gestión de gastos corporativos. Es real, y las empresas están pagando el precio en forma de pérdida de control financiero.

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El falso mito del ‘todo en uno’: por qué la especialización gana terreno en el control del gasto

Durante los últimos años, unificar varias herramientas bajo una misma suite tecnológica ha sido la tendencia. ERP, Recursos Humanos, CRM, gastos… Un único proveedor, un contrato, una experiencia homogénea, un menor TCO (Total Cost of Ownership). Parecía una apuesta segura.

Sin embargo, la experiencia ha demostrado que las suites all-in-one han reproducido el mismo problema que pretendían resolver: silos internos, falta de flexibilidad y procesos que no se hablan entre sí.

Lo que se gana en apariencia de integración, se pierde en capacidad real de control. 

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Los cuatro puntos débiles de las suites "all-in-one"

1. Funcionalidades genéricas que no entienden tu realidad

¿Gestión de gastos de viaje profesionales? Para una suite generalista, es solo "otro módulo más". No entiende las complejidades de las dietas, los kilometrajes, las políticas internas o las regulaciones específicas de cada país. Todo se simplifica, pero las funcionalidades son demasiado genéricas.

El resultado: empresas que acaban adaptando sus procesos al software, cuando debería ser al revés.

2. Costes ocultos que nadie te contó al principio

La personalización, el soporte especializado, las actualizaciones fuera de roadmap... Esos pequeños extras se van sumando hasta convertir tu "solución económica" en algo no tan barato. Según datos del mercado, muchas empresas han tenido que invertir recursos adicionales significativos solo para hacer que sus herramientas se entiendan.

3. Dependencia tecnológica: estás casado con un único proveedor

¿Quieres cambiar de herramienta? La migración se puede convertir en un proceso complicado. 

4. Detección tardía de irregularidades y fraudes

Esto es crítico. Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), el fraude en gastos se detecta en promedio 18 meses después de producirse, con pérdidas medias de 50.000 dólares anuales por empresa.

Eso es porque las suites generalistas procesan datos en batch nocturno. Es decir, detectan lo que ya pasó ayer, la semana o el mes pasados. Nunca lo que está ocurriendo ahora mismo.

Es como recibir una alerta de incendio cuando el edificio ya se ha quemado.

Fragmentación: el coste oculto de la falsa integración

Los datos confirman la realidad. Casi el 90% de las empresas españolas han tenido dificultades en su transformación digital, según el Estudio sobre Salud Digital de Zoho, La mayoría reconoce haber tenido que invertir recursos extra para que sus herramientas “funcionen bien juntas”.

Y hay más. Hasta un 30% de los ingresos empresariales puede verse afectado por decisiones basadas en datos incompletos, duplicados o simplemente, erróneos (Monte Carlo Data). 

Cuando esto ocurre específicamente en la gestión de gastos corporativos, el impacto es triple. Afecta a la eficiencia operativa, se produce la pérdida del control financiero y se corre el riesgo de incumplimiento normativo.

La pérdida de coherencia tecnológica se convierte, inevitablemente, en pérdida de coherencia estratégica.

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El talón de Aquiles: sin alertas inteligentes, no hay control real del gasto

Entramos de lleno en el principal problema. Como acabamos de ver, la lentitud para detectar irregularidades en tiempo real es uno de los puntos débiles de los softwares generalistas. Estas herramientas operan con visión retrospectiva: te dicen qué pasó cuando ya es demasiado tarde para actuar.

¿Un empleado presenta dos veces el mismo ticket? Lo descubrirás en la revisión mensual. ¿Alguien supera sistemáticamente los límites para las comidas? Te enterarás al cerrar el trimestre. ¿Un patrón sospechoso de gastos fuera de política? Aparecerá en el informe anual.

Mientras tanto, el dinero ya se ha ido.

Las soluciones especializadas, en cambio, detectan anomalías en tiempo real. No reaccionan, anticipan. No informan, previenen.

Las encuestas hablan de que las empresas con sistemas especializados reducen el tiempo de detección de fraude de 18 meses a menos de 6 meses. Con los sistemas más avanzado, muchas irregularidades ni siquiera llegan a producirse, porque el sistema las bloquea automáticamente.

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La alternativa que funciona: alertas inteligentes que actúan, no solo avisan

Lo vemos con las alertas inteligentes de Okticket, desarrolladas para anticipar, actuar y analizar cada gasto de viaje en el momento exacto en que se genera.

Cómo funcionan las alertas inteligentes de Okticket

• Detectan automáticamente los gastos fuera de política y los impiden antes de que nadie tenga que intervenir.
• Identifican de patrones y anomalías mediante inteligencia artificial para evitar fraudes, duplicados y sobrecostes.
• Actúan antes de que el problema se convierta en pérdida económica

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Ejemplos concretos de alertas que marcan la diferencia

Nuestro sistema incluye alertas específicas que las suites generalistas simplemente no contemplan:

• Ticket similar 
• Umbral de importe sobrepasado 
• Umbral de kilómetros sobrepasado
• Importe total por hoja o día
• Importe sospechoso
• Categorías incompatibles
• Antelación mínima de viaje
• Categoría limitada por proveedor
• Hojas con fechas solapadas
• Número máximo de gastos por día

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Todo esto configurado mediante lógica personalizada que se adapta a las políticas específicas de tu empresa, no a un modelo genérico que vale "para todos".

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La fuerza del ‘best-of-breed’: la integración que realmente importa

Muchas empresas ya han empezado a darse cuenta de que la vía más efectiva no es añadir más capas a un sistema complejo, sino apostar por soluciones best-of-breed. Este enfoque significa elegir la mejor herramienta para cada proceso específico y conectarlas mediante APIs abiertas.

¿El resultado? Cada sistema hace excepcionalmente bien lo que debe hacer, y todos se comunican entre sí sin problemas.

En el ámbito de la gestión de gastos de viaje corporativos, este enfoque permite una visibilidad completa del gasto en tiempo real, sin depender de los ciclos batch de una suite generalista.

Irónicamente, las suites todo en uno se integran bien, pero solo dentro de su propio ecosistema. En el momento en que necesitas conectar con herramientas externas (una agencia de viajes, un sistema de BI específico o un proveedor de servicios), te encuentras con muros y limitaciones.

En cambio, las soluciones especializadas como Okticket están diseñadas para integrarse con todo. Nos conectamos de forma simple, bidireccional y evolutiva con los principales ERP del mercado, softwares de Recursos Humanos, herramientas de Business Intelligence o agencias de viaje. 

Y lo hacemos en pocos días, sin alterar tus flujos existentes, sin migraciones traumáticas, sin poner patas arriba toda tu infraestructura tecnológica.

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Comparativa real: all-in-one vs. especialización inteligente

Preguntas frecuentes sobre software de control de gastos

1. ¿Qué diferencia hay entre una suite “todo en uno” y una solución especializada?

Las suites agrupan múltiples módulos bajo una interfaz común, pero cada módulo suele ser genérico y superficial. Las soluciones especializadas profundizan en un área específica (como gestión de gastos de viaje). Ofrecen funcionalidades avanzadas que las suites no contemplan y se integran fácilmente con otros sistemas mediante APIs abiertas.

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2. ¿Por qué las alertas en tiempo real son tan importantes?

Porque permiten detectar irregularidades en el momento exacto, No se trata solo de saber qué pasó, sino de prevenir que los problemas ocurran.  De esta forma, evitan sobrecostes, fraudes y errores humanos antes de que te cuesten dinero.

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3. ¿Qué ventajas concretas ofrece el enfoque “best-of-breed”?

Mayor flexibilidad, menor dependencia de un único proveedor tecnológico, implantación rápida, actualizaciones continuas sin esperar a un roadmap único y coste total de propiedad más transparente y, generalmente, menor.

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4. ¿Cuándo debería una empresa replantearse su sistema de gestión de gastos?

Hay señales claras: cuando los informes de gastos llegan siempre tarde, cuando los costes crecen sin explicación aparente, cuando la visibilidad del gasto no es inmediata, cuando se detectan fraudes o duplicados meses después de ocurrir, o cuando el equipo financiero dedica más tiempo a revisar que a analizar.

5. ¿Es complicado migrar de una suite generalista a una solución especializada?

Con las herramientas adecuadas, no. Okticket está diseñado para integraciones rápidas y no invasivas. En la mayoría de los casos, la implementación completa se realiza en pocos días, manteniendo los flujos existentes y sin interrumpir las operaciones. La curva de aprendizaje es mínima porque la interfaz está pensada para usuarios reales, no para técnicos.

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Conclusión: del espejismo digital a la inteligencia operativa real

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Llevamos años escuchando que "lo digital es mejor". Y es verdad. Pero hemos aprendido algo crucial: digitalizar sin inteligencia integrada solo crea un nuevo tipo de complejidad, más sofisticada pero igualmente ineficiente.

En la gestión de gastos corporativos, el ganador no es quien tiene más herramientas ni quien tiene el sistema más grande. El ganador es quien tiene la información más rápida, precisa y accionable.

El futuro no pertenece a las suites “todo en uno” que intentan abarcarlo todo. Pertenece a los sistemas conectados, inteligentes y que operan en tiempo real. Sistemas que entienden que cada área de negocio tiene sus propias complejidades y merece herramientas diseñadas específicamente para resolverlas.

Porque el verdadero avance no es digitalizar más. Es digitalizar mejor. ¿Quieres ver cómo funciona un sistema de gestión de gastos que realmente entiende tu negocio? Descubre Okticket.

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El cambio está a punto de llegar. La entrada en vigor de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B transformarán la forma en que las empresas españolas registran y comunican sus facturas a la AEAT.

No es para alarmarse (bueno, quizá un poco), pero el reloj corre. El calendario impuesto por Hacienda es claro:

• 29 de julio de 2025: Desde esa fecha, los fabricantes de software ya deben ofrecer versiones adaptadas.
• 1 de enero de 2026: Fecha límite para las empresas.
• 1 de julio de 2026: Entrada en vigor para los autónomos.

Si tu empresa ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII), de momento puedes respirar tranquilo. Para el resto, toca ponerse las pilas.

También hay una buena noticia: esto no tiene por qué ser un infierno administrativo. De hecho, si lo haces bien, puede convertirse en la excusa perfecta para digitalizar de una vez tu gestión financiera.

Te cuento cómo.

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Qué es Verifactu y por qué transforma la gestión financiera

Con la llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria, la Agencia Tributaría busca evitar el fraude y garantizar la transparencia en los sistemas de facturación.

Si ya has leído nuestro artículo sobre Verifactu sabrás que este nuevo reglamento cambiará la facturación con tus clientes y proveedores

Cada factura deberá ser un registro digital único, trazable y completamente inalterable, con constancia de todas las acciones realizadas sobre ella. Ya no bastará con emitir una factura. Ahora, los sistemas tienen que registrar quién la crea, cuándo, si se modifica o se anula, y enviar la información a Hacienda (si el usuario opta por un sistema Verifactu).  

No olvidemos que uno de los grandes objetivos es eliminar el software “de doble uso”. 

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Sanciones por incumplimiento: las cifras que debes conocer

El incumplimiento de los requisitos Verifactu no es broma:

• Hasta 50.000 euros por ejercicio para empresas que no cumplan.
• Hasta 150.000 euros para fabricantes o distribuidores de software no certificados (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria).

La parte positiva para las empresas que cumplan la norma es que ganarán en trazabilidad y control de gastos. 

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¿Qué cambios operativos trae Verifactu?

La implantación de Verifactu conllevará el fin de las hojas de cálculo, los archivos dispersos y los procesos manuales que consumen tiempo. 

En este sentido, es importante apostar por un software de gestión de gastos corporativos que centralice todo el cumplimiento normativo, automatice los procesos clave del área financiera y aporte visibilidad sobre cada euro gastado. 

Estos son algunos de los cambios operativos que trae el nuevo reglamento:

• Automatización completa del proceso de facturación, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• Ganancia de trazabilidad, ya que se sabrá quién emitió cada factura, cuándo y desde dónde.
• Como la información no puede alterarse sin dejar rastro, eso supone una garantía de integridad.
• Eliminación de los procesos manuales y de las hojas de cálculo descontroladas.
• Unificación de formatos de las facturas. Esto garantiza su compatibilidad y legibilidad entre sistemas.

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Okticket, el complemento perfecto a Verifactu y la factura electrónica

Sabes que el cambio es inminente y que tu ERP necesita certificación. Aunque hay algo que nadie te está contando.

Tu ERP certificado cubrirá tus facturas con clientes y proveedores. Pero hay un agujero negro en tu gestión financiera que Verifactu, por sí solo, no toca: los gastos del día a día de tu equipo.

Y créeme, ese agujero puede costarte mucho más que la multa de Hacienda. 

La realidad de los gastos corporativos diarios

Cafés, taxis parkings, peajes, hoteles o comidas de trabajo seguirán generando tickets en papel o facturas simplificadas.

Esa es la realidad que nadie mete en las presentaciones. Tu ERP estará certificado, tus facturas fluirán perfectamente hacia Hacienda… Pero seguirás teniendo los mismos problemas con las notas de gastos:

• Tickets en papel que desaparecen.
• Justificantes que llegan tres semanas tarde o que, simplemente, no llegan nunca.
• Gastos duplicados porque "no estoy seguro de si ya lo subí".
• Reembolsos atrasados que frustran a tu equipo.
• Horas de trabajo manual revisando y validando.
• Falta de visibilidad sobre en qué se gasta realmente el dinero.

Todo eso incumple la tan buscada trazabilidad fiscal. Aunque tu ERP sea impecable.

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La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Para cumplir de verdad con Verifactu y tener control total de tus finanzas, necesitas cerrar el círculo. ¿Cómo puedes lograrlo? Con una solución como Okticket, que automatiza los procesos clave del área financiera al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento normativo. 

Reparto de responsabilidades (H3)

Tu ERP certificado gestiona:

• Facturas emitidas a clientes
• Facturas recibidas de proveedores
• Comunicación con la AEAT
• Contabilidad oficial

Okticket gestiona:

• Gastos de viaje corporativos y representación
• Tickets de cafeterías, taxis, parkings
• Facturas simplificadas del día a día
• Tarjetas de empresa con conciliación automática
• Integración directa con tu ERP o software de facturación certificado.

El resultado: Trazabilidad completa, cumplimiento garantizado, cero tareas manuales.

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Las 10 ventajas que marcan la diferencia

1. Toda la información de gastos queda centralizada en una única plataforma y disponible en tiempo real. Con Okticket tienes un dashboard único donde ves, entre otros:

• Gastos totales por departamento, proyecto, empleado o periodos de tiempo (al instante, no a cierre)
• Quién está gastando y en qué categorías
• Qué gastos están pendientes de aprobar
• Gastos que se salen de política

¿El gasto en taxis ha subido un 40% este mes? ¿Alguien no está usando correctamente el coche de empresa? Lo sabrás.

2. Se minimizan los errores, se eliminan duplicidades y se evita la pérdida de justificantes. El motor inteligente de Okticket extrae automáticamente la información clave de tickets y facturas (importe, fecha, concepto, NIF, IVA…) Todo se digitaliza al momento y se almacena ordenado, accesible en todo momento.

3. Integración nativa con tu ERP (Sage, SAP, Microsoft, Odoo y muchos más). Registras en Okticket y contabilizas en tu sistema certificado Verifactu sin intervención manual.

4. Ahorro de hasta un 80 % del tiempo destinado a reportar, procesar, validar y contabilizar los gastos de viaje corporativos.

5. Transparencia, trazabilidad y control total.  Okticket registra cada acción: Quién subió cada gasto, cuándo lo hizo, quién lo aprobó o rechazó…

6. Gestión de permisos y control de las acciones de cada usuario dentro del sistema: Quién puede aprobar gastos, editar, la información consultar gastos de otros o exportar informes.

7. Alertas inteligentes alineadas con las reglas de gasto establecidas por la empresa. ¿Habrá algo más frustrante para un CFO que establecer políticas de gasto que no se cumplen porque nadie se las lee? Con Okticket, las políticas se configuran en el sistema y se aplican automáticamente. Cuando algo no cuadra, el sistema emite un aviso.

8. Almacenamiento de los tickets digitalizados cifrado y homologación por la AEAT. Los tickets digitalizados tienen la misma validez fiscal que el original en papel. Además, la aplicación cumple con la RGPD y cuenta con las certificaciones ISO 9001 y 27001.

9. Escalabilidad y actualizaciones automáticas. Okticket es un SaaS (Software as a Service) y como tal, las empresas no tienen que preocuparse por instalaciones, servidores o actualizaciones. Okticket actualiza automáticamente la plataforma ante cualquier cambio normativo o técnico. Siempre tendrás la última versión. ¿Necesitas más licencias? Puedes añadir usuarios sobre la marcha.

10. Y además… Puedes pagar tus gastos de viaje con la OKT Card, la tarjeta de empresa inteligente de Okticket con límites personalizados. Podrás controlar el gasto antes siquiera de que ocurra.

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Conclusión:  De obligación a ventaja competitiva

Verifactu y la factura electrónica B2B serán obligatorios a corto plazo. Pero más que verlo como una obligación, hay que tomárselo como una oportunidad de modernización.  

Con Okticket, las empresas pueden transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva: menos burocracia, más control y una gestión financiera 100% digital.

Prepárate para Verifactu y la factura electrónica con el software que ya usan más de 400.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores. Cuanto antes, mejor.

¿Hablamos?

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¿Sabías que las multas por incumplimiento de Verifactu pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal? A partir del 1 de enero de 2026, tu software de facturación determinará si tu empresa cumple con Hacienda o se expone a ser sancionada.

Miles de empresas españolas siguen enviando facturas en PDF sin firmar por email, modificando registros a posteriori o perdiendo la trazabilidad de sus operaciones. Este modelo ha permitido el fraude fiscal y ha complicado las auditorías tributarias durante años. Pero todo está a punto de cambiar.

La llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B marca el fin de la facturación tradicional. Así que si i tu empresa factura en España, necesitas entender qué implica este cambio, cuándo te afecta y cómo prepararte para evitar riesgos.

En este artículo te explicamos todo sobre Verifactu y cómo Okticket te ayuda a cumplir sin complicaciones.

Qué es Verifactu y por qué afecta a tu empresa

El sistema Verifactu es el nuevo estándar de la Agencia Tributaria para asegurar la integridad, trazabilidad y transparencia de la facturación en España. En términos simples: cada factura debe ser registrada, quedar completamente inalterable y comunicada en tiempo real a Hacienda.

¿Cómo se consigue? Todas las facturas generadas mediante un software de facturación quedan registradas en el sistema. Al mismo tiempo, se lanza una comunicación a Hacienda. Y aquí está la clave: cada factura debe ser imposible de manipular una vez emitida.

¿Necesitas corregir un error? Olvídate de editar o eliminar. Ahora deberás emitir una factura rectificativa que quede también registrada en el sistema.

Antes de continuar, es importante aclarar que existe la opción NO VERIFACTU. Se trata de una medida temporal mediante la cual no hace falta enviar facturas a Hacienda. Basta con tener un programa homologado y poner los registros a disponibilidad de la Administración en caso de petición.

Requisitos técnicos de Verifactu: qué debe cumplir tu software

Para que a la Agencia Tributaria no se le escape nada, todos los programas de facturación deberán cumplir con unas exigencias (Orden Ministerial HAC/72/2024):

• Enviar cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real, de forma automática.
• Crear registros inalterables por cada factura. Y encadenarlos, de tal forma que, si alguien intentara borrar o modificar una factura, toda la cadena quedaría invalidada.
• Generar un código QR y un identificador único en cada factura (leyenda: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”).
• Registrar cada acción en un fichero de eventos: inicio del sistema, actualizaciones, accesos de usuarios, cambios de configuración... Todo queda trazado.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para las empresas que no cumplan y de hasta 150.000 euros para el fabricante o distribuidor del software que no esté certificado (fuente: artículo 201 bis de la Ley General Tributaria)

¿Tu empresa está obligada al Verifactu?

Verifactu busca reforzar la lucha contra el fraude y acelerar la digitalización fisca. Su adopción será obligatoria para la gran mayoría de empresas, autónomos y entidades que tributen en España, incluyendo a los que operen a través de una sucursal en el país.

Excepciones: quién NO está obligado

Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Empresas que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Autónomos en módulos o recargo de equivalencia, salvo que deban emitir factura completa.
• Contribuyentes del régimen agrario en recibos agrarios.
• Empresas del País Vasco y Navarra, donde ya existe un sistema alternativo llamado TicketBAI.
• Autorizaciones especiales concedidas por Hacienda a solicitud del interesado.

Calendario de implantación de Verifactu en España

El sistema ya está disponible de forma voluntaria, pero pasará a ser obligatorio en dos fases:

1. Empresas: desde el 1 de enero de 2026.
2. Autónomos: a partir del 1 de julio de 2026.

Cómo Verifactu transforma tu gestión empresarial

La implementación de Verifactu no es solo una obligación fiscal. Representa una oportunidad de digitalización que aporta ventajas reales:

• Eliminación de procesos manuales: adiós al papel y a las hojas de cálculo descontroladas.
• Automatización completa, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• La obtención de una trazabilidad que permita verificar cien por cien quién ha emitido cada factura, cuándo y desde dónde.
• Garantía de que la información no ha sido alterada.
• Formato estandarizado: todas las facturas son legibles y compatibles entre sistemas.

Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria

A menudo, Verifactu y factura electrónica obligatoria B2B se confunden. No es de extrañar, pues ambas obligaciones están relacionadas. Pero no son lo mismo.

• La factura electrónica B2B en España busca agilizar las relaciones comerciales y digitalizar la facturación entre empresas. Para ello, las facturas deben emitirse desde un software homologado y compatible con Verifactu. Esta medida ha sido establecida por la Ley Crea y Crece y todavía no es de obligado cumplimiento (pendiente de desarrollo reglamentario que fijará fechas según volumen de facturación).
• Verifactu es la plataforma que asegura que las facturas no sean alteradas y que, además, se comuniquen en tiempo real. Es decir, garantiza el control fiscal.

Se podría decir, por tanto, que la factura electrónica es el “qué” (el formato y tipo de documento), mientras que Verifactu es el “cómo” (el sistema técnico que garantiza su validez y control).

Cómo cumplir con Verifactu y la Ley Crea y Crece

Para cumplir con la normativa, las empresas y profesionales deberán “expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales” (artículo 12 de la Ley 18/2022).

Obligaciones clave

1. Información de estados de factura

El emisor y el destinatario de las facturas electrónicas deberán   proporcionar información sobre los estados de la factura. Las plataformas deben ser capaces de proporcionar al menos tres estados:

1. Pago total de la factura + fecha
2. Aceptado + fecha
3. Rechazado + fecha

2. Interoperabilidad gratuita

Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por proveedores de servicios de facturación electrónica deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Esto significa que tu software debe poder comunicarse con el de tus clientes y proveedores sin coste adicional.

3. Certificación del software

Tu solución de facturación debe estar preparada para Verifactu y lista para la factura electrónica B2B obligatoria cuando entre en vigor.

Buenas prácticas para adaptarte hoy

Paso 1: Evalúa tu software de facturación actual

Comprueba si cumple con los requisitos de Verifactu y ten presente que posteriormente llegará la factura electrónica B2B, por lo que también debería estar preparado.

Paso 2: Forma a tu equipo administrativo en la normativa

Es clave que comprendan que:

• Ya no se pueden eliminar facturas, solo rectificar.
• Todas las acciones quedan registradas y trazadas .
• Los errores deben corregirse mediante facturas rectificativas.
• El sistema comunicará automáticamente con Hacienda (salvo opción NO VERIFACTU indicada más arriba).

Paso 3: Define un plan de transición

1. Haz pruebas piloto con un grupo reducido.
2. Identifica y corrige problemas antes del lanzamiento completo.
3. Asegura que el historial de facturación se preserve correctamente.
4. Activa el sistema para toda la organización.
5. Centraliza la gestión de gastos y facturas en una solución única que evite duplicidades y mejore el control.

Paso 4: Centraliza la gestión de gastos y facturas

Usa una solución única que integre:

• Gestión de gastos corporativos
• Software de facturación certificado en Verifactu
• Tu ERP empresarial

Características imprescindibles de tu software de facturación

Al elegir una solución para cumplir con Verifactu, asegúrate de que incluya:

• Adaptación completa a Verifactu: que emita facturas con código QR y firma digital, cree un registro inalterable, remita la información automáticamente a la AEAT y genere el fichero de eventos.
• Preparación para la factura electrónica B2B: que pueda emitir y recibir facturas en formato estructurado, permita gestionar estados y garantice su validez futura para operar conforme a la normativa obligatoria.
• Integración con tu solución de gestión de gastos profesionales.

Cómo Okticket te prepara para Verifactu y la factura electrónica

Cuando hablamos de Verifactu, pensamos en facturas entre clientes y proveedores. Pero, ¿Qué pasa con los gastos que genera tu propio equipo?

Desplazamientos, dietas, taxis, comidas de trabajo, kilometraje, parking... Todos estos gastos forman parte de tu operativa diaria y también deben integrarse en tu sistema de control fiscal.

Sin un sistema adecuado, ocurre esto:

• Tickets de papel que se pierden o deterioran
• Empleados que olvidan entregar justificantes
• Duplicidad de registros en diferentes sistemas
• Errores de transcripción manual
• Imposibilidad de auditar en tiempo real
• Riesgo de incumplimiento normativo

La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Gestionarlos de forma óptima pasa por incluir en tu stack tecnológico una solución de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket, que se integra perfectamente con tu software de facturación certificado.

Cómo funciona:

1. El usuario digitaliza el gasto sacando una fotografía el ticket o factura desde la app Okticket.
2. El OCR inteligente extrae automáticamente datos como fecha, importe, IVA o concepto.
3. El gasto se clasifica según tu política de empresa.
4. El gasto digitalizado se convierte en un registro válido, listo para integrarse con tu ERP o con el software de facturación que utilices (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.)

Ventajas de Okticket para tu empresa

Olvídate de papeles, extravíos y procesos manuales:  Con Okticket puedes:

• Tener toda la información centralizada y disponible en tiempo real.
• Evitar duplicidades de recibos, tickets y facturas.
• Reducir errores y riesgos de pérdida de datos.
• Simplificar el cumplimiento normativo: La integración directa con ERPs certificados en Verifactu asegura que todos los gastos se procesen según la normativa.
• Ganar eficiencia en la gestión financiera: Tu equipo ahorra hasta un 80% del tiempo dedicado a gestionar gastos de viaje.
• Obtener mayor transparencia y control interno.
• Gestionar los permisos y controlar las acciones de cada usuario dentro del sistema (quién puede aprobar, editar, consultar o exportar información).

Todo ello te ayudará a prepararte para la factura electrónica obligatoria.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu y factura electrónica

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de control fiscal de la AEAT que obliga a los programas de facturación a generar registros inalterables de cada factura, incluyendo huella digital y QR, además de comunicar la información a Hacienda en tiempo real.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Será obligatorio desde el 1 de enero de 2026 para empresas y a partir del 1 de julio de 2026 para autónomos. La excepción la encontramos en las empresas obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información) o al TicketBAI.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?

• La factura electrónica B2B es el formato digital que será obligatorio entre empresas para agilizar relaciones comerciales (pendiente de fecha de obligatoriedad).
• Verifactu es la herramienta técnica que posibilita y valida el cumplimiento de esa obligación. Garantiza la trazabilidad y autenticidad de las facturas frente a Hacienda.

Por tanto, ambos sistemas son complementarios y convivirán cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria (la fecha dependerá del volumen de facturación).

¿Qué pasa si mi empresa no cumple con Verifactu?

La AEAT podrá imponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio si el software de facturación no cumple con los requisitos técnicos exigidos.

¿Puedo empezar a adaptarme a Verifactu antes de 2026?

Sí. De hecho, es recomendable. Muchos ERP con los que se integra Okticket ya están preparados para generar facturas bajo el estándar Verifactu. Adelantarte te permite:

• Detectar y solucionar problemas con tiempo
• Formar a tu equipo sin presión
• Evitar el colapso de proveedores de software en diciembre de 2025
• Aprovechar la digitalización para mejorar tu eficiencia

¿Necesito cambiar de ERP para cumplir con Verifactu?

No necesariamente. Muchos ERPs están actualizándose para cumplir con Verifactu. Consulta con tu proveedor si tu versión actual será compatible o si necesitas actualizar.

Si tu ERP no tiene previsto certificarse, sí necesitarás cambiar de solución antes de las fechas límite.

¿Okticket está certificado para Verifactu?

Okticket es una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales que se integra con ERPs certificados en Verifactu. No sustituye a tu software de facturación, sino que lo complementa digitalizando los gastos de tu equipo para que fluyan automáticamente hacia tu ERP certificado.

Esta integración garantiza que los gastos de viaje también cumplan con los requisitos de Verifactu cuando se procesen como facturas o notas de gasto.

Conclusión: con Okticket, cumplimiento y tranquilidad frente a Hacienda

La combinación de Verifactu y la factura electrónica obligatoria marca un cambio de paradigma en la gestión fiscal y administrativa en España. Adaptarse no es opcional: es una obligación legal con sanciones importantes.

Pero también es una oportunidad de digitalización que puede mejorar radicalmente tu eficiencia operativa.

Con Okticket, tu empresa gana eficiencia, transparencia, control y tranquilidad frente a Hacienda.

Da el primer paso hacia el cumplimiento de Verifactu. ¿Hablamos?

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Puede parecer un método cómodo, incluso simple. Sin embargo, depender del Excel para gestionar los gastos corporativos es un riesgo operativo y financiero. Significa convivir con errores en hojas de cálculo, brechas de seguridad y una falta total de trazabilidad y de control interno.

¿Alguna vez te has preguntado dónde van a parar esos archivos con datos bancarios, de empleados y proveedores? ¿Están realmente seguros? Si quieres cumplir con el compliance financiero y al mismo tiempo agilizar procesos, ha llegado el momento de dejar de usar Excel para controlar gastos y apostar por un software seguro de gestión de gastos profesionales.

¿Cuáles son los riesgos reales de seguir usando Excel en la gestión financiera?

Que algo se haya hecho “toda la vida” no quiere decir que no deba cambiar. Al CFO le corresponde la responsabilidad de evaluar el coste total de oportunidad y el riesgo de cada herramienta. Y con el uso del Excel para la gestión de gastos de empresa, los riesgos son claros:

• Los archivos no cuentan con cifrado ni control de acceso, lo que expone la protección de datos financieros.
• El riesgo de fraude interno y de manipulación de la información es mayor, puesto que no hay trazabilidad ni control interno.
• Se producen costes ocultos derivados de la falta de automatización del back office.
• El incumplimiento de normativas de protección de información financiera puede derivar en sanciones y dañar la reputación.

Según recientes estudios el 94% de las hojas de cálculo utilizadas en la toma de decisiones de negocio contienen errores críticos (fuente: Spreadsheet quality assurance: a literature review).

A esto se suma el riesgo de fraude interno. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) calcula que las empresas pierden de media un 5% de sus ingresos anuales por fraude ocupacional, con un coste medio de más de 117.000 $ a nivel global (fuente: Global Study on Occupational Fraud and Abuse).

Excel vs Software seguro de gestión de gastos

La falta de fiabilidad del Excel como herramienta de gestión financiera se manifiesta en múltiples aspectos: desde la inconsistencia en los datos hasta la imposibilidad de garantizar su integridad. Una hoja de cálculo puede corromperse, perderse o ser modificado sin dejar rastro, comprometiendo la fiabilidad de toda la información financiera de la empresa.

En la siguiente tabla puedes ver las diferencias entre el Excel y una solución de digitalización de gastos fiable como es Okticket.

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Como podemos ver en la comparativa anterior, el Excel es sinónimo de riesgo e ineficiencia. Por el contrario, una aplicación de automatización de gastos corporativos ofrece fiabilidad, protección y productividad.

Problemas del Excel

• Sin cifrado: Datos expuestos
• Sin control de acceso: Cualquiera puede editarlo
• Sin trazabilidad: Imposible auditar cambios
• 100% manual: Errores constantes y pérdida de tiempo
• No cumple normativas: Riesgo de sanciones

Ventajas del Software Seguro

• Cifrado extremo a extremo: Datos protegidos
• Roles específicos: Control granular de permisos
• Auditoría completa: Trazabilidad total en tiempo real
• 80% menos tiempo: Automatización OCR y aprobaciones
• Cumple con RGPD + ISO 27001: Compliance garantizado

Resultados del cambio

• Reducción de errores: 90%
• Ahorro de tiempo: 80%
• ROI positivo: a corto plazo
• Prevención de fraude: Alertas automáticas
• Acceso móvil: Gestión desde cualquier dispositivo

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¿Qué características debe tener un software seguro de gestión de gastos?

Toda empresa necesita un escudo protector contra riesgos cibernéticos. Y aquí es donde entran en juego las alternativas a Excel para gastos corporativos como Okticket.  Un sistema de control de gastos con ciberseguridad debe incluir:

Cifrado de extremo a extremo avanzado para blindar la seguridad de los datos corporativos

Esto quiere decir que toda la información registrada en la aplicación (desde la foto de un ticket hasta los datos de una tarjeta de empresa) se transforma en un código ilegible si cae en manos equivocadas.

Control de acceso y roles de usuario para reforzar el control interno

Con Okticket, las empresas pueden asignar permisos específicos para cada empleado (administrador, empleado, responsable, validador…), lo que garantiza que cada usuario solo acceda a la información que necesita.

De esta forma, un usuario con rol empleado, por ejemplo, solo puede ver sus propios gastos.

Cumplimiento de normativas de compliance financiero locales e internacionales

Cumplir con certificaciones de seguridad (ISO 27001) y normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es importante para garantizar que el tratamiento de la información se realiza de forma ética y legal.

Almacenamiento seguro en la nube

Las soluciones como Okticket utilizan servidores seguros con protocolos de seguridad avanzados. Gracias al almacenamiento on cloud seguro, se evita la pérdida de información por fallos de hardware local o desastres naturales.

Y además….

• Facilidad de uso y adopción
• Integración segura con los sistemas existentes (ERP, CRM, etc.)
• Monitoreo en tiempo real, con alertas automáticas cuando se detectan anomalías
• Fiabilidad y estabilidad del sistema para garantizar operaciones continuas
• Tecnología OCR con protección de datos
• Soporte local y capacidad de adaptación al mercado
• Backups y copias de seguridad regulares

6 beneficios de pasar del Excel a un software seguro de gestión de gastos

En este punto es importante recordar que Okticket no comercia con la información de sus usuarios. La gestión de gastos empresariales automatizada se centraliza en una plataforma cloud segura, con todas sus ventajas:

1. Fiabilidad total: Cada gasto queda registrado con fiabilidad garantizada, orden cronológico, trazabilidad completa y control interno robusto.
2. Cada gasto queda registrado en orden, con trazabilidad y control interno.
3. La gestión de gastos empresariales se automatiza, lo que supone una reducción de los errores del 90% y un ahorro del 80% del tiempo dedicado a gestiones administrativas.
4. Las auditorías se simplifican gracias al histórico centralizado.
5. Se reduce el fraude interno y se mejora la protección de la información financiera.
6. ROI claro. El ahorro en tiempo de personal y costes de riesgos evitados supera con creces la inversión en un sistema de gestión de gastos moderno.

“Con Okticket el tiempo empleado en  comprobar los gastos de viaje se ha  reducido en más del 50 %, además del  consiguiente ahorro en papel para todos" - Cafés Oquendo

En definitiva, al elegir un software de gestión de gastos seguro, estás dando el paso de la fragilidad del Excel a un sistema robusto y blindado que protege a tu empresa y optimiza tus procesos.

FAQs

¿Qué es un software seguro de gestión de gastos?

Un software seguro de gestión de gastos es una herramienta digital que centraliza, protege y automatiza el control de los gastos corporativos. A diferencia de Excel, que es manual y vulnerable, este tipo de sistema ofrece cifrado, trazabilidad y cumplimiento normativo, elementos clave para el CFO que busca seguridad y eficiencia.

¿Es seguro digitalizar la gestión de gastos en mi empresa?

Sí, con soluciones como Okticket que garantizan cifrado, control de accesos y cumplimiento normativo, la digitalización de procesos financieros es más segura que un Excel.

¿Es fiable un software de gestión de gastos en la nube?

Sí, las soluciones profesionales ofrecen mayor fiabilidad que el Excel gracias a redundancia de servidores, copias de seguridad automáticas y certificaciones de disponibilidad. La fiabilidad de los datos se garantiza mediante validaciones automáticas y controles de integridad.

¿Qué normativas cumple un software de gastos seguro?

Cumple con el RGPD en Europa, normativas fiscales locales y estándares internacionales de ciberseguridad como ISO 27001.

¿Por qué debo dejar de usar Excel para controlar gastos?

Porque un Excel no ofrece trazabilidad, seguridad ni cumplimiento normativo. Un software especializado garantiza la protección de la información financiera y la automatización de procesos.

¿Cuánto tiempo se ahorra al automatizar la gestión de gastos?

Depende del tamaño de la empresa, pero los datos que maneja Okticket hablan de hasta un 80% menos de tiempo en tareas administrativas.

¿Listo para dejar atrás los riesgos de Excel? Descubre cómo Okticket, el software seguro de gestión de gastos de viaje profesionales, protege tus datos y te ahorra horas de trabajo cada mes. ¿Hablamos?‍

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¿Tiene sentido esperar al cierre contable para ver si los números cuadran? Un CFO digital ya no se lo plantea, apuesta por soluciones que permiten un control de gastos en tiempo real. De esta forma, obtiene la visibilidad y agilidad que necesita para detectar desviaciones, fraudes y errores antes de que escalen.

Las estadísticas confirman una nueva realidad competitiva. Según un reciente informe de PwC, el 60% de los CFOs ya están invirtiendo en IA para impulsar forecasting en tiempo real. Una señal de que la gestión financiera empresarial demanda la visibilidad del gasto en el mismo momento en que se produce.

Esta transformación no es casual. Los directores financieros que disponen de datos inmediatos aseguran que su rol se ha transformado (fuente: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Ahora cuentan con la información necesaria para tomar decisiones estratégicas, gestionar riesgos de manera proactiva y asegurar la salud financiera de la empresa.

Conclusiones estas extraídas de las respuestas a las cuestiones planteadas a lo largo de este artículo. ¿Qué es el control de gastos en tiempo real? ¿Por qué es esencial para el CFO moderno? ¿Qué software con visibilidad instantánea ofrece más garantías?

¿Qué es el control de gastos en tiempo real?

El control de gastos en tiempo real significa exactamente lo que estás pensando: ver cada euro que sale de tu empresa en el momento exacto en que se gasta.

Es como tener un GPS para tu dinero, un sistema que te permite monitorizar, analizar y tomar decisiones sobre los gastos corporativos a medida que ocurren.  

Esta visibilidad inmediata de las finanzas permite a las empresas identificar oportunidades de ahorro y gestionar de manera proactiva el presupuesto. Con ello se evitan gastos excesivos y se asegura la conformidad con las políticas establecidas.

Características principales:

• Registro automático de gastos, ya sea mediante la integración con tarjetas bancarias o el procesamiento digital de tickets y facturas.
• Clasificación y filtrado de los gastos, muy útil para entender a dónde se va el dinero y dónde se pueden hacer ajustes.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Seguimiento continuado de todas las transacciones con notificaciones automáticas en caso de desviaciones. Esto permite una rápida detección de cualquier gasto no deseado o fuera de la política.
• Visualización de las métricas mediante dashboards dinámicos y personalizados. Los análisis e informes generados permiten identificar tendencias, patrones de gasto y áreas de mejora.
• Integración con tu ERP y demás sistemas de gestión empresarial.

Por tanto, se acabó el tener que esperar a los cierres contables para tener toda la información.

10 ventajas de la gestión de gastos automatizada

Con el control financiero empresarial tradicional, basado en los reportes mensuales, se producen puntos ciegos. Si surge una incidencia, pueden pasar semanas hasta que alguien se dé cuenta. Para entonces, ya habrá escalado y alcanzado una magnitud considerable. Esta espera se traduce en un coste económico para las empresas.  

En cambio, una gestión de gastos automatizada permite que los directores financieros detecten los problemas antes de que se conviertan en una crisis. Incluso hay ocasiones en que pueden prevenirlos.

Dicho esto, pasamos a enumerar las principales ventajas de contar con un software con visibilidad instantánea.

1. Pasas de apagar fuegos a prevenirlos. Los sistemas automatizados pueden establecer políticas y límites de gasto, garantizando el cumplimiento y reduciendo la posibilidad de errores humanos.
2. Tomas decisiones con datos de verdad. El acceso inmediato a la información del gasto permite a los CFOs modernos analizar la situación financiera actual y tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada, no en datos pasados.
3. Tu cash flow deja de ser un misterio. Puedes ver exactamente cuánto dinero tienes disponible para esa inversión o para capear una mala racha. Sin sorpresas.
4. Controlas el gasto por departamentos (reducción de entre el 15% y el 30% en overruns).
5. Reaccionas rápido a lo que pasa en el mercado. Si necesitas mover dinero de un proyecto que no está funcionando a uno que está petando, lo haces ya. No dentro de un mes.
6. Las auditorías dejan de darte dolor de cabeza. Todo está documentado automáticamente. Cuando viene el auditor, le das acceso al sistema y listo. Adiós a buscar facturas en carpetas.
7. Recibes alertas inteligentes. Los sistemas envían notificaciones instantáneas cuando se alcanzan los límites presupuestarios o se incumplen las políticas de gastos internas. El impacto es de una reducción de gastos no autorizados de entre un 20% y un 35%.
8. Notarás un impulso a la productividad del equipo. Las estadísticas hablan de un ahorro del 70% del tiempo de preparación de reportes y un aumento del 50% del dedicado a análisis estratégico.
9. Disfrutas de la integración con el ecosistema empresarial, incluso con soluciones de Business Intelligence que proporcionan datos unificados en tableros ejecutivos.
10. Obtienes métricas avanzadas: tiempo entre desviación y alerta, velocidad de respuesta a anomalías, precisión de forecasts automatizados o porcentaje de decisiones automatizadas, entre otras.

En resumen, el control de gastos en tiempo real es una estrategia poderosa que, gracias a la tecnología y las demandas del mercado actual, se está consolidando como el nuevo estándar para la gestión financiera efectiva.

Software con visibilidad instantánea: la clave del CFO digital

A estas alturas del post, puede que la pregunta para un CFO digital ya no sea si merece la pena implementar el control de gastos en tiempo real, sino qué software elegir y cómo maximizar el ROI.

Funcionalidades que no pueden faltar

A la hora de evaluar a los proveedores, es importante fijarse en que cuenten con una serie de funcionalidades esenciales:

• Integración nativa con tu ERP, software de recursos humanos, sistema de Business Intelligence, empresas de movilidad y/o agencias de viajes.
• API robusta para desarrollos a medida.
• Alertas inteligentes configurables por usuario, por categoría del gasto y por departamento.
• Dashboards con métricas personalizables.
• Machine learning para detección de patrones
• Seguridad y cumplimiento normativo.
• Aplicación móvil para la gestión de gastos en el momento, con una interfaz intuitiva.

Cómo elegir el mejor proveedor

No todas las soluciones son iguales, y elegir mal puede ser peor que no hacer nada. El CFO debe priorizar plataformas que combinen escalabilidad, integración y facilidad de uso, con soporte especializado y un ROI demostrable.

¿Te da pereza implementar estas herramientas? Olvídate de lo que has sufrido en el pasado.  Las mejores se configuran en unas semanas, no meses. Y el equipo las adopta rápido porque realmente les hacen la vida más fácil.

En Okticket, por ejemplo, hemos visto empresas que en pocas semanas ya tenían todo funcionando y empezaban a ver resultados. Porque al final, cuando algo realmente mejora tu día a día, no cuesta adoptarlo.

¿Necesita mi empresa control en tiempo real?

Descarga esta checklist que hemos preparado y evalúa la situación real de tu empresa.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema de control de gastos en tiempo real?

Depende del tamaño de la empresa, pero gracias a nuestros conectores nativos y a APIs modernas, Okticket puede estar operativo en pocas semanas.

¿Es compatible con mi ERP y resto de sistemas?

Sí. Okticket se integra nativamente con ERP líderes en España como SAP, Sage, Microsoft, Oracle y Odoo, garantizando un control financiero en tiempo real sin fricciones.

¿Qué ROI específico puedo esperar?

El ROI es casi inmediato. Para concretar, necesitamos conocerte un poco mejor. Puedes escribirnos a info@okticket.es para saber más.

¿Requiere personal técnico especializado?

No. La gestión de gastos automatizada de Okticket está diseñada para que cualquier usuario pueda utilizarla sin formación técnica especializada.

Conclusión: el futuro del control financiero empresarial

El control de gastos en tiempo real ya no es una opción, es el estándar operativo para CFOs que buscan liderazgo en sus sectores. La transformación permite pasar de un enfoque reactivo a uno estratégico, asegurando agilidad, cumplimiento y ventaja competitiva.

Okticket, tu aliado para la gestión de gastos automatizada en tiempo real

Con Okticket, las empresas obtienen visibilidad inmediata, cumplimiento y ventaja competitiva.

Escríbenos y descubre cómo optimizar tu control financiero con datos en tiempo real y únete a más de 3.500 empresas españolas que han transformado su gestión de gastos de viaje profesionales con Okticket.

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¿Liderar o quedarse atrás? La automatización financiera con IA es clave para competir en un mercado que exige decisiones rápidas y precisión absoluta.

Ha llegado el momento de olvidar los Excel interminables y los procesos manuales que frenan a tu equipo financiero. Tecnologías como ICR (Intelligent Character Recognition), AaaS (Agent as a Service) o iRPA (Intelligent Robotic Process Automation) no son buzzwords. Son la base de la ventaja competitiva en departamentos financieros modernos.

En este artículo explicamos cómo funcionan, qué impacto real tienen y cómo soluciones como Okticket ya las integran para ofrecer automatización financiera con IA aplicada.

Si quieres liderar, es hora de adoptarlas.

ICR: de la lectura al entendimiento de documentos

El OCR, es decir, la tecnología que convierte documentos en texto digital, está evolucionando hacia el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR).

A diferencia de su antecesor no se limita simplemente a leer la información. Es capaz de interpretarla, independientemente del idioma o el formato. Para ello, utiliza Inteligencia Artificial y Machine Learning.

En el contexto de la automatización financiera con IA, la tecnología ICR permite:

• Digitalizar tickets y facturas con mayor precisión. Si el OCR lee el contenido de un ticket o factura, el ICR reconoce y comprende la información que contiene.
• Extraer datos estructurados de forma automática.
• Bloquear errores y fraudes internos.

Un claro ejemplo del potencial del ICR es Okticket . Nuestro motor de IA generativa aprende de cada justificante de gasto. Con cada nuevo registro, se vuelve más preciso.  

AaaS: el salto del software al asistente autónomo

Del mismo modo, el modelo SaaS (Software as a Service) tal y como lo conocemos ya convive con agentes digitales impulsados por Inteligencia Artificial (IA).

Este nuevo modelo recibe el nombre de AaaS (Agent as a Service). Una de sus principales diferencias con el SaaS de facturas tradicional es la autonomía para ejecutar procesos complejos.

¿Qué tareas puede desempeñar el agente como servicio?

• Automatizar procesos financieros sin intervención manual.
• Realizar conciliaciones bancarias de forma automática
• Validar políticas de gasto en tiempo real.
• Detectar y alertar sobre desviaciones presupuestarias.
• Generar informes contables sin esfuerzo.

En la práctica, un agente inteligente como Pelaio de Okticket, actúa como un miembro más del equipo financiero. Con el valor añadido de que es capaz de entender el contexto y aprender de cada interacción para optimizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.

iRPA: bots financieros que piensan, aprenden y actúan

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) no escapa al boom de la Inteligencia Artificial aplicada a la automatización financiera. Esta tecnología se ha combinado con capacidades de IA y ha nacido lo que se conoce como iRPA (Intelligent Robotic Process Automation).

¿El resultado? Un automatismo capaz de adaptarse, aprender y tomar decisiones.

Veamos las posibilidades que ofrece la iRPA con casos de uso en la automatización financiera con IA:

• Flujos de aprobación personalizados a las necesidades de cada empresa o al comportamiento del usuario, por poner algún ejemplo.
• Revisiones documentales que aprenden de casos históricos.
• Integraciones entre sistemas sencillas, sin intervención manual. De una solución de gastos de viaje profesionales como Okticket a un ERP, por ejemplo.

Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación (Cupa Group)

Conclusión: la ventaja competitiva está en la automatización financiera con IA

En definitiva, entender y adoptar todas estas nuevas tecnologías se traduce en lograr una ventaja competitiva duradera.

En Okticket, integramos estas herramientas para ofrecer automatización financiera con IA real. Despídete de las fricciones en la gestión de gastos profesionales y permite a tus equipos financieros trabajar con mayor agilidad, control y precisión.

Beneficios reales

• Extracción de datos al instante, sin esperas.
• Reducción del tiempo de gestión de gastos profesionales hasta un 80 %
• Eliminación de errores.
• Bloqueo del fraude interno.
• Mayor personalización.
• Control presupuestario en tiempo real.
• Integración fácil con tus sistemas contables.

¿Quieres ver cómo funciona la automatización financiera con IA en la práctica? Solicita una demo gratuita de Okticket.

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Los equipos financieros sienten la presión constante de ser más eficientes. La intención de optimizar los procesos está ahí, pero son reticentes a migrar a nuevas herramientas. Las integraciones contables automáticas son la solución para ahorrar horas de trabajo sin cambiar tu ERP o software contable.

De esta forma, las empresas evitan la peor parte de una migración: costes de implementación, formación del equipo, resistencia interna o riesgos de errores al cambiar el entorno.

¿Qué es la contabilidad automática?

La contabilidad automática permite generar asientos contables directamente desde justificantes digitalizados, sin intervención manual. El software extrae, interpreta y registra los datos en tu sistema contable de forma automática.

Así se reduce el tiempo de gestión, se eliminan errores de tecleo y se garantiza la consistencia de la información. Con ello se mejora la calidad de los datos y se  agiliza la elaboración de informes.

¿Cómo funcionan las integraciones contables automáticas?

El software analiza las facturas recibidas, extrae los datos clave y los convierte en asientos contables listos para integrar con el ERP o programa contable. Más allá de la digitalización, la clave está en la lectura automática y la creación directa del asiento, eliminando pasos manuales y simplificando la conciliación y el cierre contable.

Ventajas de las integraciones contables automáticas

Con la automatización de la gestión de gastos, la experiencia de usuario se mantiene intacta. La sincronización entre el software de digitalización y el ERP se realiza de forma automática, sin intervención manual.

Tu equipo seguirá usando sus herramientas habituales, pero con la ventaja de que no tendrán que seguir dedicando tiempo valioso a tareas repetitivas.

Al mismo tiempo, la empresa obtiene un control y trazabilidad total de los gastos.

El ahorro de tiempo también merece ser destacado. Según Deloitte, automatizar integraciones contables reduce entre un 25 % y un 50 % el tiempo de cierre mensual. Para un equipo que dedica 40 horas al mes a conciliaciones y cierres, esto significa ahorrar entre 10 y 20 horas al mes.

Si tenemos en cuenta un coste medio de 25 euros por hora en personal financiero, el ahorro mensual directo oscila entre 250 € y 500 €. A esto hay que sumar el valor añadido de eliminar errores y mejorar compliance.

Por su parte, McKinsey estima que la automatización reduce entre un 40% y un 60% los costes operativos en funciones financieras (fuente: Finance 2030).

Reducción de errores

La contabilidad manual multiplica el riesgo de omisiones y duplicidades, con posibles consecuencias fiscales. Errores en pagos a proveedores (datos bancarios incorrectos, importes equivocados o IVA mal calculado) también son frecuentes. La automatización elimina estas fuentes de fallo.

5 pasos para implementar integraciones contables automáticas

A la hora de implementar integraciones invisibles y fluidas, es recomendable que tomes una serie de medidas:

1. Analiza tu stack actual (ERP, software contable, bancos, etc.)
2. Identifica las integraciones con conectores nativos que simplifiquen el proceso.
3. Verifica la compatibilidad con tus sistemas actuales.
4. Implementa la adopción por fases para reducir riesgos.
5. Capacita al equipo si es necesario. No obstante, lo habitual es que apenas haya cambios en los procesos.

Cómo elegir el software de contabilidad automática adecuado

• Define tus necesidades: haz una lista de tareas contables y funciones imprescindibles.
• Compara precios y funcionalidades entre opciones del mercado.
• Evalúa servicios adicionales: asesoría, soporte, formación o módulos extra.
• Comprueba la facilidad de uso: realiza demos para confirmar que sea intuitivo y completo.
• Piensa en el futuro: elige un software capaz de adaptarse y escalar con el crecimiento de tu negocio.

Caso práctico de automatización financiera: Okticket

Si quieres conectar la gestión de gastos corporativos con la contabilidad de forma sencilla, Okticket es una opción potente y probada.

Integración avanzada con ERP y sistemas de gestión

Okticket ofrece conectores nativos, bidireccionales y evolutivos con los principales ERP del mercado: Sage 200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, SAP HANA, Microsoft Dynamics, Business Central, Libra, a3ERP, Odoo, Solmicro y más.

También se integra con sistemas de RRHH, herramientas de Business Intelligence y agencias de viajes. Registra los gastos en Okticket y contabiliza en tu ERP sin esfuerzo.

Más ventajas calve:

• Sincroniza de forma ágil todos los gastos registrados en Okticket con tu ERP.
• Conectores bidireccionales y actualizables con cada evolución del ERP.
• Homologados por los principales partners del mercado.
• Sincronización automática en minutos.
• Parametrizables según las necesidades del cliente.
• Integración con el plan contable de la empresa.
• Datos en tiempo real.
• Seguridad total en el manejo de la información.
• Reducción de tiempo en tareas administrativas, optimizando recursos y mejorando la competitividad.
• Impulso claro hacia la transformación digital de la empresa.

Conclusión

La mejora de la eficiencia y la eliminación de las tareas manuales en los procesos financieros sin cambiar tu stack actual pasa por las integraciones contables automáticas.

Si quieres saber cómo Okticket puede automatizar la gestión de gastos y su integración contable en tu empresa, agenda una demo con nosotros.

En la última entrada de nuestro blog apuntábamos a la falta de educación financiera como una de las principales causas del incumplimiento de la política de gastos corporativos.

En este artículo retomamos el tema para profundizar en la importancia de la capacitación para que los empleados puedan tomar decisiones financieras alineadas con los objetivos de la empresa.

Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.

Errores comunes sin educación financiera y sus costes ocultos

Importante también para corregir los errores es identificar los más comunes:

• Tickets duplicados
• Falta de justificantes
• Gastos efectuados fuera del periodo permitido
• Conceptos no reembolsables
• Tipos de cambio mal calculado en compras realizadas en divisas diferentes al euro.

Todos estos fallos generan unos costes ocultos. Por ejemplo: tiempo extra de revisión, retrasos en los reembolsos que desmotivan a los trabajadores, problemas contables y de auditorías o pérdida de visibilidad que dificulta el control del gasto real.

¿La forma más directa de reducirlos? Invertir en la formación financiera de los trabajadores.

Estrategias para mejorar el control de gastos corporativos mediante la educación financiera

Formar financieramente al equipo ayuda a que se cometan menos irregularidades en sus notas de gastos. Pero también es importante que la empresa ponga en marcha medidas paralelas. Estas son las más efectivas desde el punto de vista de los expertos:

1. Contar con una política de gastos interna clara, en la que los límites, los procesos y los conceptos reembolsables queden perfectamente explicados.
2. Mantener informados a los empleados sobre posibles cambios en las reglas de gasto. En relación con este punto, es recomendable revisar las políticas de forma periódica para adaptarlas a la realidad del negocio.
3. Impulsar el uso de aplicaciones para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos corporativos. Además, de reducir los errores manuales, mejora el control por parte de los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos.
4. Integrar las herramientas de gestión de gastos con el software de contabilidad y el resto de los sistemas.
5. Dotar a los empleados de tarjetas corporativas y formarles en el uso responsable, sobre todo en lo relativo a límites y restricciones.
6. Realizar controles periódicos para tomar decisiones basadas en datos.

Cómo recuperar el control sobre la gestión de gastos corporativos con Okticket

Como vemos, la tecnología es una de las grandes aliadas para el cumplimiento de las políticas de gastos empresariales. Soluciones como Okticket permiten gestionar los gastos de viaje profesionales de forma transparente y centralizada.

• Gracias a nuestro OCR avanzado, solo necesitas sacar una foto del ticket con tu móvil para extraer toda la información del gasto (fecha, importe, moneda, CIF, IVA aplicado…)
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Cálculo automático del importe a reembolsar en concepto de kilometraje.
• Definición de reglas personalizadas.
• Integración nativa, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación” (Cupa Group)

Beneficios estratégicos de invertir en la educación financiera de los empleados

Apostar por la educación financiera de los trabajadores no solo reduce costes: es una inversión estratégica. Algunos ejemplos:

• Menos estrés y mayor foco en el trabajo.
• Mejor retención de talento. Según la última encuesta de bienestar financiero de los empleados de PwC, el 52 % de los empleados que reciben formación financiera de su empresa se sienten más comprometidos con ella.
• Retorno de hasta cinco veces su coste inicial. Es una de las conclusiones de un informe de la OCDE.
• 12 % más de probabilidades de aumentar sus beneficios de forma sostenida (fuente: Universidad de Harvard).
• Reducción de los costes operativos en torno a un 20 % Así lo determina la Comisión Nacional del Mercado de Valores de España.

En definitiva. Invertir en educación financiera no solo reduce errores: mejora el compromiso, retiene talento y optimiza costes.

Preguntas frecuentes sobre educación financiera para empleados

¿Qué es la educación financiera en la empresa?

Es la capacitación para que los empleados tomen decisiones de gasto alineadas con la política y objetivos de la empresa.

¿Por qué es importante la formación financiera para empleados?

Porque reduce errores, mejora la eficiencia y refuerza el compromiso.

¿Cómo empezar un programa de educación financiera?

Define la política, comunica, forma al equipo, mide resultados y ajusta.

Descubre cómo Okticket te ayuda a controlar los gastos corporativos

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¿Tus empleados incumplen la política de gastos? Puede que parte de la culpa la tenga la empresa. No es raro ver políticas internas poco claras, procesos de reporte complejos o una formación en políticas internas de gasto que brilla por su ausencia.

¿Errores o malas intenciones?

Por eso, mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto pasa por entender qué hay detrás del comportamiento financiero de los empleados.

En este artículo analizamos los errores en la gestión de gastos corporativos, por qué ocurren y cómo prevenirlos desde un enfoque práctico. Porque en muchos casos, el problema no es el empleado… sino el proceso.

¿Qué entendemos por incumplimiento en la política de gastos?

Cuánto se puede gastar, en qué y con qué justificación. Para respetar las reglas internas, es fundamental tener respuesta a esas cuestiones. De lo contrario, se producen irregularidades. Estas pueden adoptar muchas formas:

• Presentar gastos no autorizados (por ejemplo, de una categoría no contemplada)
• Superar los límites definidos por tipo de gasto o periodo de tiempo
• No adjuntar los justificantes correspondientes
• Presentar las notas de gastos fuera de plazo
• No declarar gastos menores que luego afectan al cierre contable
• Manipular los recibos

Consecuencias reales para la empresa

Estos comportamientos pueden tener graves consecuencias para las organizaciones: pérdidas económicas, complicación del trabajo de los equipos financieros, control presupuestario debilitado, daño en la reputación de la empresa, multas o desmotivación de los empleados, entre otros.

Causas frecuentes del incumplimiento (más allá del fraude)

En algunos casos los incumplimientos se realizan a sabiendas. Pero otras veces son producto de errores involuntarios o reflejo de una mala experiencia del usuario. ¿Las principales causas?

1. Políticas de gastos poco claras que llevan a confusiones sobre lo que está permitido y lo que no. Si un empleado no entiende cuándo un gasto es reembolsable o cómo debe justificarlo, difícilmente cumplirá las normas.
2. También pueden sentirse desmotivados ante políticas demasiado restrictivas o que se aplican de forma inconsistente.
3. Procesos de gestión de gastos profesionales manuales, lo que conlleva errores en el reporte y en la validación. Además, los empleados que viajan no quieren tener que guardar tickets y perder tiempo rellenando Excels.
4. Relacionado con el punto anterior, la ausencia de herramientas adecuadas para la gestión de gastos también propicia que los empleados se vean tentados a tomar atajos. Es decir, a no registrar los gastos correctamente.
5. Falta de formación financiera y/o del funcionamiento de las reglas de gasto internas. Esto lleva a decisiones mal informadas desde el primer día.
6. Déficit de control y seguimiento, lo que provoca que los errores se repitan antes de que alguien se dé cuenta. Y cuando un gasto mal presentado no tiene consecuencias claras, o no se corrige a tiempo, se convierte en hábito.
7. Del mismo modo que los empleados pueden percibir que el incumplimiento no tiene consecuencias, también les cuesta más cumplir las normas si no ven incentivos claros para hacerlo.

A esto hay que sumar la tendencia de las personas a evitar tareas incómodas, a resolver rápido sin pensar mucho en las consecuencias y a minimizar el impacto que pueden tener las pequeñas infracciones: “son solo un par de euros, no pasa nada”.

A la hora de diseñar una política de gastos corporativos efectiva conviene tener en cuenta estos patrones.

Cómo mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto

¿Quieres lograr que tus trabajadores cumplan con la política de gastos empresarial? Empieza por diseñar un documento que todo el mundo entienda.

¿Ya tienes una política bien definida? Refuérzala con una serie de acciones:

• Comunicar la política de forma clara y visual: crear resúmenes gráficos accesibles desde cualquier dispositivo, usar lenguaje sencillo, utilizar ejemplos reales o enviar recordatorios antes de los viajes comerciales ayuda al cumplimiento.
• Automatizar la gestión de los gastos corporativos. Al eliminar gran parte de la carga manual, se acaba con muchos de los errores. Al mismo tiempo, es posible detectar los gastos no permitidos en tiempo real, establecer límites personalizados u obtener informes de gastos por departamentos o usuarios, entre otras ventajas.
• Permitir que los responsables puedan ver y validar gastos en tiempo real ayuda a corregir desviaciones antes de que escalen.
• Dar formación desde el mismo momento del onboarding.
• Fomentar una cultura financiera de transparencia.
• Actualizar la política de forma periódica y comunicar los cambios.
• Incentivar el cumplimiento.
• Establecer consecuencias claras, y aplicarlas.

Comparativa: Gestión de gastos manual vs. digital

Cómo una herramienta digital puede cambiarlo todo

El papel de Okticket en la prevención proactiva

Muchos de los problemas que hemos visto pueden solucionarse simplemente con implantar un software de gestión de gastos profesionales como Okticket. Así ayuda nuestra tecnología a reducir el incumplimiento de la política de gastos:

• El usuario no necesita memorizar nada, ya que la aplicación permite configurar reglas personalizadas por rol, centro de coste o tipo de gasto. De forma automática, el sistema valida que los gastos cumplan esos límites.
• Gracias al OCR inteligente, los usuarios pueden escanear tickets y facturas al instante. Okticket comprueba automáticamente la información y detecta posibles irregularidades antes de que los gastos lleguen a contabilidad. Ni siquiera se le escapan los tickets falsos generados con IA.
• La aplicación es tan rápida y fácil de utilizar que los viajeros de negocios sí quieren usarla.
• El sistema envía una alerta automática a los responsables cuando detecta un gasto que incumple los parámetros definido.

Un cambio de herramienta puede suponer una transformación completa en la relación entre gestión de gastos y comportamiento humano.

Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP es toda una liberación. (Cupa Group)

Preguntas clave que se hacen los responsables financieros

¿Por qué los empleados no respetan la política de gastos?

Por falta de claridad, procesos mal diseñados, poca formación o decisiones emocionales bajo presión.

¿Qué pasa si un empleado incumple la política de gastos?

Puede derivar en revisiones manuales que consumen mucho tiempo, retrasos en la contabilidad, reembolsos que no se producen, sanciones internas o conflictos en auditorías.

¿Cómo lograr que los empleados cumplan las políticas?

La clave está en simplificar los procesos, ofrecer educación financiera corporativa y usar herramientas digitales que faciliten el cumplimiento sin esfuerzo.

¿Qué herramientas ayudan a mejorar el cumplimiento?

Los softwares de gestión de gastos como Okticket automatizan reglas, validan justificantes y reducen errores humanos.

¿Es útil enseñar educación financiera en la empresa?

Sí. Una formación básica en finanzas corporativas o uso del software reduce errores, agiliza procesos y mejora la relación entre equipos.

Lo esencial: cómo reducir errores y facilitar el cumplimiento

Conclusión

En definitiva, la mayoría de los errores en las notas de gastos son consecuencia de procesos poco intuitivos, políticas mal comunicadas y una falta de enfoque humano.

El primer paso para reducir el incumplimiento de las políticas de gastos es diseñar procesos comprensibles, intuitivos y automatizados.

¿Quieres mejorar el cumplimiento de gastos en tu empresa sin aumentar la carga de trabajo de tus equipos?

Contacta con nosotros y descubre cómo Okticket te ayuda a automatizar la gestión de gastos de viaje profesionales y bloquear así el fraude interno.

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