En prácticamente todas las empresas hay algún proceso que se atasca. Con frecuencia, ese cuello de botella se produce en un mismo punto: la gestión de gastos de empresa.

¿La causa? Procesos obsoletos, en los que las tareas manuales e improductivas son la constante.  

Sin un software para gestionar gastos corporativos, cada parte del reporte y del control de las notas de gastos se convierte en un punto de fricción.

Visualiza esta escena: compras no registradas, empleados que acumulan tickets en sus carteras, justificantes que se pierden, gastos con tarjetas corporativas que tardan días en reflejarse, conciliaciones bancarias que se hacen manualmente al final del mes, errores que se repiten una y otra vez pero que no se detectan… ¿Te suena familiar?

Estos bloqueos no solo ralentizan el trabajo del equipo financiero. También generan costes ocultos y desviaciones presupuestarias difíciles de controlar.

Ahora bien, revertir esa situación es posible. Gracias a la automatización y a la inteligencia artificial, las empresas pueden digitalizar completamente la gestión de sus gastos y convertir una fuente de ineficiencia en una ventaja competitiva real.

Automatiza la gestión de gastos de empresa con IA: del viaje a la contabilidad

Pero no basta con automatizar solo una parte del proceso. La eficiencia real llega cuando todo el ecosistema de gestión de gastos empresariales está centralizado en una única plataforma digital. Las funcionalidades clave incluyen:

• Tecnología OCR para capturar la información de tickets y facturas.
• Conciliación de gastos con tarjeta en tiempo real.
• Integración con los principales sistemas de gestión empresarial (además de plataformas de movilidad y agencias en el caso de la gestión de gastos de viaje profesionales).
• Gestión sencilla de anticipos, kilometraje y dietas.
• Control de políticas y alertas automáticas por incumplimientos.
• Reporting inteligente.

En este contexto, la IA generativa aporta una nueva capa de automatización avanzada. Aprende del comportamiento de gasto, detecta anomalías, propone clasificaciones automáticas y reduce drásticamente el error humano. Es un copiloto financiero que trabaja 24/7.

Las empresas que automatizan su gestión de gastos con Okticket ahorran un 80% de tiempo administrativo y reducen un 90% los errores contables

Casos de uso reales: cómo Okticket transforma la gestión de gastos de empresa

Soluciones como Okticket ya están ayudando a departamentos financieros a optimizar su operativa diaria con beneficios tangibles:

• Captura de la información de tickets y facturas con una simple foto. Sobre la marcha, desde un smartphone.
• Clasificación y almacenamiento seguro en la nube.
• Visualización en tiempo real del comportamiento del gasto.
• Motor inteligente que comprende, contextualiza y aprende de cada interacción.
• Traducción instantánea de tickets en distintos idiomas, monedas y formatos.
• Reglas de gasto personalizables. ‍
• Envío de alertas al detectar gastos no alineados con la política de gastos.
• Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Generación de gráficas automáticas para visualizar de forma clara el comportamiento del gasto.

Todo ello, cumpliendo con los requisitos normativos y de seguridad: homologación de la Agencia Tributaria y certificaciones ISO 27001 y 9001.

Conclusión: de cuello de botella a ventaja competitiva

En definitiva, con una gestión inteligente de gastos apoyada en IA generativa, las empresas pueden:

• Detectar gastos duplicados o fuera de política automáticamente.
• Anticipar errores antes de que generen costes.
• Generar dashboards interactivos por centro de coste, proyecto o empleado.
• Asegurar un cumplimiento fiscal preciso y auditable.

Por tanto, las organizaciones que digitalizan este proceso ganan en eficiencia, transparencia y cumplimiento.

¿Preparado para automatizar el proceso de gasto con un enfoque 100% a medida? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo Okticket puede ayudarte a eliminar cuellos de botella, reducir costes ocultos y automatizar tu ecosistema de gastos con el poder de la tecnología y la IA.

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¿Tienes claro cómo justificar correctamente las dietas laborales o viáticos ante Hacienda? Cada vez más empresas se enfrentan a requerimientos por una gestión inadecuada de estos gastos, con consecuencias fiscales importantes.

En los últimos años se han sucedido las sentencias en las que se dictamina que son las empresas, y no los trabajadores, quienes tienen que justificar ante Hacienda que los gastos en dietas laborales o viáticos están exentos de IRPF por motivos laborales. El Tribunal Supremo ha vuelto a pronunciarse recientemente en esta dirección.

Este contexto legal, unido a los reiterados requerimientos de la Agencia Tributaria por considerar que las dietas no están suficientemente justificadas (o incluso que se trata de una forma encubierta de remuneración), pone de relieve la necesidad de optimizar la gestión de los gastos de manutención y alojamiento.

¿Qué son exactamente las dietas laborales o viáticos? ¿Qué dice la legislación al respecto? ¿Cómo optimizar su gestión para evitar sustos con Hacienda? Lo aclararemos en este artículo.

¿Qué son las dietas laborales o viáticos?

Las dietas laborales, también conocidas como viáticos, son las cantidades que una empresa abona a sus trabajadores para compensar los gastos generados al realizar desplazamientos por motivos laborales.

Antes de seguir, es importante aclarar que dietas y gastos de viaje profesionales no son lo mismo. Las primeras son una compensación económica a los trabajadores que tienen que salir de viaje, pero consisten en una cantidad fija y no son obligatorias.

En cambio, los gastos de viaje (en los que se incluirían las dietas, si las hubiera) sí deben ser asumidos por la empresa y varían en cada desplazamiento.

Importante: Todas las dietas son gastos de viaje corporativos, pero no todos los gastos de viaje de empresa se consideran dietas.

¿Qué cubren las dietas laborales?

En general, las dietas laborales cubren dos grandes tipos de gastos:

• Manutención: comidas realizadas durante la jornada laboral fuera del lugar habitual de trabajo o de residencia.
• Alojamiento: cuando el desplazamiento requiere pernoctar fuera del domicilio.

Hay otros gastos vinculados a los desplazamientos, como el kilometraje o la gasolina, pero entrarían dentro de los que conocemos como gastos de viaje profesionales.

¿Cómo se pagan los viáticos?

Las empresas pueden abonar estos gastos de distintas formas. Las dos más habituales son:

1. Anticipos. El trabajador recibe el dinero antes del viaje. A la hora de contabilizarlo, habría que hacerlo como “gasto externo”.
2. Ingreso en nómina. En este caso, es importante recordar que las dietas son compensatorias y que no están sujetas a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados.

Límites legales para las dietas exentas de IRPF

Según el Reglamento del IRPF, estos son los máximos exentos de tributación:

Manutención:

• España:

- Con pernocta: hasta 53,34 €/día

- Sin pernocta: hasta 26,67 €/día

• Extranjero:

- Con pernocta: hasta 91,35 €/día

- Sin pernocta: hasta 48,08 €/día

Alojamiento:

No hay un límite fijo, pero debe justificarse con facturas y datos del viaje.

Justificación de las dietas

Además, las dietas están exentas de IRPF siempre que cumplan estos tres requisitos:

1. Se trate de un gasto real y necesario.
2. El trabajador esté desplazado fuera de su centro de trabajo habitual.
3. El gasto esté correctamente documentado y justificado (facturas, tiques, localización, motivo del desplazamiento…)

Por tanto, no basta con pagar dietas o viáticos, hay que hacerlo de forma impecable desde el punto de vista fiscal. De lo contrario, pueden ser considerados como retribución en especie, con impacto en cotizaciones y retenciones.

¿Cuánto se paga por dietas laborales en España?

Dado que las empresas no están obligadas a pagar dietas (salvo que esté estén recogidas en el convenio colectivo o haya un acuerdo entre empresa y empleado), no existe un importe oficial.

• Dependiendo de la duración del desplazamiento, del destino (nacional o internacional) o del sector, las dietas completas pueden oscilar entre 30 y 90 euros.
• Cuando los gastos superan las dietas fijadas, algunos convenios permiten reembolsar el exceso si se justifica adecuadamente.

La mejor solución para gestionar dietas laborales o viáticos

Gestionar dietas y viáticos manualmente supone una carga administrativa importante y riesgos de errores. Por eso, utilizar herramientas de digitalización y automatización es clave para mejorar este proceso.

¿Cómo puede ayudarte Okticket en la gestión de dietas?

En este sentido, Okticket ofrece la solución más completa para gestionar gastos de viaje profesionales, incluidos dietas y viáticos.  ¿Qué puedes hacer con nuestra aplicación?

• Configurar diferentes políticas de dieta por empleado (e importe).
• Automatizar todo el proceso de gestión de anticipos, desde la solicitud hasta su contabilización en el ERP de tu empresa. Los trabajadores pueden solicitar los anticipos en apenas unos segundos, desde su propio teléfono móvil. Tienen la opción de introducir un importe, seleccionar la divisa y elegir la forma de abono (efectivo o transferencia).
• Capturar justificantes con una simple foto. Solo tienes que sacar una foto del ticket o factura y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).
• Clasificar gastos automáticamente.
• Integrar los gastos con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Conciliar de forma automática los pagos efectuados con tarjeta de crédito.

Y ahora, con nuestro motor inteligente, puedes automatizar todo el proceso de gestión de gastos.

Conclusión: Dietas laborales como herramienta de eficiencia

Una correcta gestión de dietas no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también aporta control, eficiencia y cumplimiento normativo a las empresas.

Adoptar soluciones como Okticket transforma los viáticos en un proceso ágil, trazable y alineado con la rentabilidad empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre los gastos viáticos y las dietas?

La principal diferencia con los gastos de viaje es que en ellos se incluyen todos los gastos y en las dietas solo los gastos relativos a alojamiento y manutención.

¿Son obligatorias las dietas laborales? (H3)

No siempre. Solo son obligatorias si:

• Lo establece el convenio colectivo aplicable
• Se ha pactado previamente entre empresa y trabajador

En ausencia de convenio o acuerdo, la empresa puede decidir si las abona o no.

¿Las dietas son parte del salario?

No. Las dietas no son salario, sino percepciones no salariales, y por tanto:

• No tributan en el IRPF, siempre que se respeten los límites legales
• No se cotizan a la Seguridad Social
• Deben reflejarse en nómina, pero en un apartado distinto al salario

¿Hay que justificar las dietas?

Depende de la empresa y del convenio. Si se abona una cantidad fija como dieta, no siempre es necesario presentar tickets. Sin embargo, hay que tener en cuenta un par de cuestiones:

1. La empresa debe poder justificar estos pagos ante la Seguridad Social y Hacienda.
2. Puede requerirse presentar los justificantes si así lo indica el convenio o la política interna.

¿Quién tiene que justificar las dietas?

La empresa es la responsable legal de justificar ante la Administración cualquier importe abonado como dieta. Esto se hace, por ejemplo:

• Mediante los ficheros CRA a la Seguridad Social
• Incluyendo los importes en el modelo 190 de Hacienda

¿Por qué Hacienda revisa las dietas?

Porque en algunos casos, ciertas empresas han utilizado las dietas como mecanismo para complementar el salario neto de los empleados sin pasar por el IRPF ni por las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto ha llevado a un incremento en las inspecciones, especialmente en sectores con alta movilidad o comerciales con muchos desplazamientos.

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales en tu empresa? Descubre cómo Okticket puede ayudarte.

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Si has visto algún montaje de fotos realizado con herramientas inteligentes estarás de acuerdo en que a simple vista es muy difícil detectar la manipulación. Pues bien, lo mismo pasa con los tickets falsos generador por IA.

Un recibo de un taxi, una factura de hotel o el ticket de una comida de negocios para justificar gastos que nunca existieron pueden ser replicados con un alto grado de realismo.

Si un trabajador cuela uno con las notas de gastos, es fácil que la empresa no se dé ni cuenta.

Estamos por tanto ante una nueva amenaza para el control financiero y la gestión de gastos profesionales.

¿O no? La tecnología de Okticket está preparada para detectar hasta los fraudes más sofisticados, incluidos los tickets falsos generados por IA. Y además lo hace en tiempo real.

¿Cómo? Te lo contamos a lo largo de las siguientes líneas.

¿Cómo detectar tickets falsos generados por IA?

El diseño, el texto, el logo del establecimiento… Todos los detalles de un ticket creado con inteligencia artificial parecen reales. Pero hay ciertos patrones que pueden hacer sospechar a un ojo bien entrenado:

• Incongruencias en los datos del comercio.
• Errores sutiles de formato o divisas. Por ejemplo, el formato de número de factura no se corresponde con el del país del emisor.
• Estructura fiscal inválida.
• Anomalías gráficas (en el caso de que los tickets incluyan un logo)
• El texto tiene estructuras lingüísticas típicas del contenido generado con ChatGPT o herramientas similares.
• Huella digital dejada por las imágenes editadas.

No obstante, detectar este tipo de fraude es muy complicado.

El problema es que no hacerlo puede conllevar graves consecuencias legales, económicas y reputacionales.

Tickets falsos, consecuencias reales

¿A qué tipo de riesgos se enfrentan las empresas expuestas al fraude con IA generativa?

• Multas y sanciones derivadas de una posible auditoría externa en la que se descubran gastos fraudulentos.
• Pérdidas de liquidez
• Daño a la imagen de la empresa si el fraude sale a la luz.

¿La solución? Contar con una herramienta que automatice la validación de gastos de empresa. Y que, además, sea capaz de detectar tickets falsos generados por IA.

IA contra el fraude: así identifica Okticket tickets manipulados al instante

Mira este vídeo:

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Así es como la IA Generativa de Okticket analiza cada ticket registrado en la aplicación para detectar hasta la más mínima incoherencia. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.

Detección de fraude con Inteligencia Artificial: Alertas a medida

Las herramientas antifraude con IA como Okticket ofrecen además otra serie de funcionalidades asociadas para reforzar el control de los gastos de empresa. Entre ellas, la validación automática de tickets y facturas o alertas a medida.

En el caso de Okticket, estas alertas se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, ,identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles, como pueden ser alcohol o tabaco.

Cuando el sistema detecta un gasto irregular, lo notifica y lo bloquea antes de que sea procesado.

Con la tecnología de Okticket, tu empresa siempre irá un paso por delante.

¿Quieres ver cómo detectamos un ticket generado por IA? Ponte en contacto con nosotros y descubre la mejor tecnología antifraude basada en Inteligencia Artificial.

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Eficiencia financiera, trazabilidad del gasto, control de los pagos corporativos, flexibilidad, rapidez, automatización… Para integrar todas estas exigencias en la operativa diaria, las compañías necesitan elegir los medios de pago para empresas que mejor se adapten a sus necesidades.

Pero ¿Cuáles son los más adecuados para abonar gastos profesionales? Depende de cada organización. Lo que sí está claro es que el escenario está cambiando rápidamente.

Según el informe “Medios de pago: 2025 y más allá” de PwC, el uso de pagos electrónicos se triplicará antes de 2030, impulsados por “la digitalización, las nuevas infraestructuras y la aparición de monedas digitales”.

¿Qué implicaciones tiene esto para los departamentos financieros?  

Tendencias en medios de pago para empresas y su impacto en la gestión financiera

Pagos embebidos y carteras digitales

Los medios de pago digitales se están haciendo fuertes en el ámbito B2B. Plataformas tan populares como Apple Pay o Google Wallet permiten a las empresas realizar compras sin necesidad de utilizar tarjetas físicas. Con ello se mejora la seguridad, trazabilidad y agilidad de los gastos corporativos.

Conciliación bancaria automática: del gasto al dato en segundos

¿Tu empresa sigue liquidando gastos a fin de mes? Este modelo de cierre mensual está quedando atrás. Y lo hará en favor de los pagos corporativos en tiempo real, propiciado por el open banking y las integraciones bancarias.

Hoy es posible conciliar automáticamente cada gasto con su pago correspondiente, sin intervención manual ni exportación de ficheros.

Automatización financiera: menos tareas repetitivas, mayor control

El informe de PwC sobre tendencias en pagos 2025 también habla de riesgos. “A mayor digitalización, mayor exposición al fraude económico y mayor complejidad regulatoria”, explican sus autores.

¿Significa esto que es necesario frenar los avances? No. La solución pasa por dotar a los departamentos financieros de herramientas que ayuden a cumplir con la normativa sin cargar con más trabajo al equipo.

Monedas digitales: Transformación de los pagos internacionales

Puede que todavía no las hayas incorporado a tu abanico de medios de pago, pero las monedas digitales de bancos centrales (CBDCs) se están haciendo un hueco en las carteras digitales de empresa.

Su llegada marcará un antes y un después en la gestión de gastos y pagos, sobre todo a nivel internacional.

El papel del CFO en la digitalización de pagos

Así que parece obvio que la integración de medios de pago para empresas con soluciones de gestión de gastos y pagos automatizados es más que una cuestión meramente operativa. Se trata de una decisión estratégica.

Saber qué, quién, cuándo y cómo se paga es clave para optimizar el cash flow, prevenir riesgos y tomar decisiones más informadas. Aquí es donde soluciones como Okticket marcan la diferencia.

Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago

La combinación de medios de pago flexibles, conciliación bancaria automática e inteligencia artificial de Okticket permite digitalizar toda la operativa de gastos. Sin fricciones. Con visibilidad total.

Estas son algunas de las ventajas de Okticket relacionadas con los medios de pago:

• Flexibilidad total. Con Okticket puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco o con la OKT Card, nuestra tarjeta de débito inteligente para empresas. Física o virtual, tú decides.
• Conciliación bancaria automática. Nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. Esto permite a los responsables de finanzas disponer de información financiera real, precisa y actualizada al instante.
• Control financiero automatizado. Okticket te permite personalizar la aplicación para alinearla con las políticas de gasto internas. De esta forma, se reducen los errores (un 90% con nuestra IA) y se bloquea el fraude interno.

¿Quieres preparar tu empresa para los nuevos medios de pago?

Automatiza la gestión de gastos de viaje profesionales con Okticket. Control, conciliación y flexibilidad desde una única plataforma.

Contacta con nosotros y recupera el control de las notas de gastos.

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El mismo volumen de trabajo, pero menos horas para desempeñarlo. Cuando la reducción de jornada a 37,5 horas semanales se ponga en marcha, las empresas tendrán que estar preparadas para que la productividad no se vea afectada. 

Así que cuanto antes comiencen a rediseñar los procedimientos, mejor. ¿Por dónde empezar? Según los expertos, mantener la eficiencia pasa por impulsar la digitalización y automatización de procesos tanto administrativos como operativos.

De lo contrario, en departamentos como administración, finanzas o RRHH, donde las tareas son muchas veces manuales, esta reducción puede generar cuellos de botella.

En este artículo nos centraremos en la mejora de los procesos financieros, punto de partida para un modelo de trabajo más inteligente, ágil y sostenible.

¿Qué implica la jornada de 37,5 horas para los departamentos financieros?

Lo que nació como una medida pensada para mejorar la conciliación y el bienestar de los trabajadores, ha traído consigo una serie de desafíos para los departamentos de back office.

• Los plazos para cumplir con procesos críticos para el funcionamiento del negocio no varían (obligaciones fiscales, validación de facturas, gestión de gastos, control documental, conciliación contable, nóminas, etc.) Pero con la reducción de la jornada laboral tendrán todavía menos margen para llevar a cabo sus funciones.
• En momentos críticos del mes, las tareas pueden acumularse, lo que a su vez va a generar más tensión y roces entre compañeros.
• Al tratar de mantener el ritmo sin rediseñar los procesos, se corre el riesgo de cometer más errores.

Parte importante de la solución radica en ofrecer a los equipos herramientas que les descargue de tareas repetitivas y les permita trabajar de forma más ágil y eficiente. Aquí es donde la automatización de procesos entra en juego.

Automatización de procesos: una solución estratégica

¿Automatizar procesos es igual a prescindir de un determinado perfil de empleados? No necesariamente: la tecnología debería ser una aliada para empoderar a los equipos para enfocarse en tareas de más valor y liberarlos de tareas manuales, repetitivas y poco estratégicas.

Gracias a este “compañero de equipo”, los trabajadores de carne y hueso podrían dedicarse a analizar, supervisar y tomar decisiones estratégicas.

¿Qué aplicaciones tiene las herramientas de automatización en el entorno de back office?

Veamos algunos ejemplos concretos de lo que las soluciones de automatización de procesos como Okticket pueden hacer por la gestión financiera:

• Digitalización de tickets y facturas Vs seguimiento de los puntos y relaciones estratégicas generadas en un viaje de trabajo.
• Conciliación bancaria automática, sin necesidad de extractos bancarios.
• Validación automática de los gastos según las reglas predefinidas. ¿Cuántas veces se habrán hecho reembolsos de compras no permitidas por hacer la revisión a mano?
• Integración directa con el ERP o sistema de gestión empresarial.
• Reducción de errores e irregularidades. El fraude interno es común cuando se utilizan procesos obsoletos.
• Clasificación automática, almacenamiento seguro en la nube y acceso a la información en cualquier momento.
• Generación de reportes sin intervención manual.

Además, el software de automatización empresarial está evolucionando rápidamente. Muchas soluciones de gestión de gastos profesionales están incorporando inteligencia artificial, con lo que los procesos son todavía más autónomos, escalables y personalizables.

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Beneficios reales para la eficiencia operativa: Caso Okticket

Como estamos viendo, las herramientas de automatización administrativa tienen un impacto directo en la operativa diaria. Con Okticket, las ventajas son numerosas:

• Ahorro de tiempo en tareas administrativas: Concretamente, un 80% en comparación con procedimientos manuales.
• Reducción de un 90% de errores contables.
• Trazabilidad del gasto y visibilidad en tiempo real.
• Mayor foco en tareas de valor.
• Disminución del estrés operativo, lo que repercute en la mejora del clima laboral.

Cómo empezar a digitalizar la gestión de gastos de empresa

Lo mejor de todo es que la transición hacia este modelo más eficiente es más sencilla de lo que a priori pueda parecer. Tampoco requiere de una gran inversión. Vamos a repasar brevemente los pasos a seguir:

1. Audita los procesos actuales para poder detectar cuáles pueden y deben ser automatizados. Basta con responder a esta pregunta: ¿Qué tareas son repetitivas, manuales o propensas a errores?
2. Prioriza en función del impacto. Lo ideal sería comenzar por las tareas que consumen más tiempo, como puede ser la gestión de las notas de gastos. Si todavía utilizar hojas de cálculo o haces las aprobaciones a última hora, aprisa y corriendo, deberías empezar por ahí.
3. Elige herramientas que se integren con tus sistemas de gestión actuales, sin necesidad de meterse en desarrollos complejos. Hoy existen soluciones SaaS especializadas en gestión de gastos y digitalización de recibos que se integran fácilmente con tu ERP, sistema contable o CRM. 
4. Involucra al equipo desde el principio y ofrece formación. La reticencia al cambio es una realidad, muchas veces motivada por el desconocimiento de la herramienta. 
5. Por último, mide los resultados. 

Conclusión: Reducción de jornada, procesos más inteligentes

En definitiva. La reducción de jornada laboral a 37,5 horas no tiene por qué ser una amenaza para la productividad. Puede ser una oportunidad para evolucionar hacia procesos más eficientes con los que toda la empresa sale ganando.

Organizaciones como la tuya ya están automatizando sus procesos financieros. Si tú también crees que ya ha llegado la hora de avanzar hacia una gestión de gastos más ágil, escríbenos sin compromiso.

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El OCR de facturas fue el trampolín que permitió dar el salto desde la introducción manual de la información de gastos a la digitalización de los justificantes. Y durante muchos años, ha sido un gran aliado para automatizar los procesos administrativos.

Pero ahora, con la llegada de la Inteligencia Artificial (IA), se empiezan a hacer patentes sus limitaciones.

OCR tradicional frente a Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR), captura de datos frente a interpretación del gasto, estandarización frente a personalización. ¿El relevo ha comenzado?

Del OCR de facturas al OCR inteligente: ¿Qué ha cambiado?

El OCR tradicional sigue siendo útil para optimizar la gestión de gastos profesionales, pero para algunas empresas ya no es suficiente. Estas son algunas de sus limitaciones:

• Puede fallar a la hora de reconocer caracteres que están borrosos.
• Requiere de configuraciones específicas para los diferentes tipos de documentos.
• En ocasiones necesita ajustes manuales.

Con la Inteligencia Artificial se han solucionado esas carencias. Ahora, los sistemas pueden aprender, adaptarse y automatizar los procesos sin intervención humana.

La IA como nueva aliada en la gestión financiera

¿Qué aporta la IA que el OCR de facturas tradicional no puede ofrecer?

• Aprendizaje continuo, con independencia de las variaciones en el formato o diseño. Esto elimina la necesidad de plantillas predeterminadas.
• Mayor precisión en la extracción de datos, incluso en documentos no estructurados.  
• Automatización avanzada que minimiza errores.

PelAIo: La IA de Okticket para la gestión de gastos de viaje profesionales

Mientras muchos OCR de facturas siguen ofreciendo capacidades básicas de digitalización, empresas como Okticket han integrado IA Generativa para la gestión de gastos.

Un ejemplo de esta evolución es Pelaio, la Inteligencia Artificial de Okticket. Nuestra tecnología interpreta la información del gasto, analiza patrones, detecta anomalías, y facilita la toma de decisiones financieras.

La siguiente tabla resume las principales diferencias entre un OCR de facturas y la IAG de Okticket.

En resumen. Mientras que el OCR tradicional necesita configuraciones específicas para cada tipo de documento, el motor inteligente de Okticket se adapta automáticamente a distintos formatos. Pelaio no solo reconoce la información, sino que aprende de cada documento escaneado para mejorar su precisión continuamente.

Además, un OCR convencional solo extrae datos de zonas predefinidas, lo que limita su flexibilidad. En cambio, Pelaio identifica campos nuevos y cambiantes en función del contenido del documento, permitiendo incluso a los usuarios personalizar qué información capturar mediante lenguaje natural.

Ventajas del OCR inteligente para el control de gastos empresariales

¿Qué características definen a la IA de Okticket?

• Captura precisa de datos clave de tickets y facturas, lo que permite a los responsables financieros tomar decisiones basadas en información fiable.
• Identificación de información específica como matrículas de vehículos en peajes, número de comensales en comidas de negocio o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpretación y traducción automática de tickets en diferentes idiomas. Eso es especialmente útil para la gestión de gastos en empresas multinacionales.
• Detección de gastos fuera de política. Genera alertas o bloquea automáticamente gastos no permitidos (como tickets con alcohol).
• Adaptabilidad a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, sin importar el país de origen.
• Procesamiento en tiempo real, sin necesidad de postprocesado. Incluso en tickets deteriorados, mal impresos o escritos a mano.
• Generación de nueva información a partir de los datos digitalizados, fundamental para mejorar la analítica financiera.
• Integración fluida con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

¿Por qué elegir Okticket para la gestión de gastos con IA?

Todo ello conlleva una serie de beneficios directos para los directores financieros. Estos son algunos indicadores del impacto en la productividad y en la mejora de procesos de la Inteligencia Artificial Generativa de Okticket:

• Ahorro del 80% del tiempo invertido en tareas administrativas.
• Reducción del 90% de los errores contables.
• Digitalización total del proceso de gestión de gastos.
• Trazabilidad desde cualquier dispositivo.
• Detección de anomalías y fraudes sin intervención manual.
• Rebaja del tiempo de auditoría en más de un 80%
• Cumplimiento normativo asegurado.

Conclusión: La IA domina la gestión financiera

La evolución tecnológica no espera por nadie. La IA está dejando atrás al OCR de facturas tradicional y soluciones como Pelaio demuestran que la gestión de gastos de empresa puede ser más ágil, precisa y eficiente que nunca.

Preguntas frecuentes sobre los OCR inteligentes

¿Qué es un ICR?

El Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) es una tecnología avanzada de OCR que permite extraer y digitalizar texto manuscrito utilizando IA y Machine Learning.

A diferencia del OCR tradicional, que reconoce solo caracteres impresos, el ICR aprende y mejora con el tiempo, adaptándose a diferentes estilos de escritura.

¿Cómo funciona el ICR?

El ICR permite digitalizar texto manuscrito con alta precisión, optimizando la gestión de documentos.  Su proceso incluye cuatro etapas:

1. Pre-procesamiento: Mejora la calidad de la imagen para facilitar la lectura.
2. Segmentación: Separa el texto en líneas, palabras y caracteres.
3. Reconocimiento: Identifica los caracteres usando una base de datos preentrenada.
4. Post-procesamiento: Corrige errores y valida los datos antes de almacenarlos.

¿Puedo combinar OCR e ICR?

Sí, usar ambas tecnologías permite procesar documentos con texto impreso y manuscrito, mejorando la eficiencia y precisión en la gestión de archivos.

¿Para qué se usa el ICR?

El Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) es ideal para empresas en transición a flujos de trabajo digitales que aún manejan documentos manuscritos, como órdenes de compra o formularios.

Algunos de sus usos más comunes incluyen:

• Automatización de cuentas por pagar
• Conversión de imágenes en texto
• Entrada de datos automática
• Extracción de información de PDF
• Gestión de formularios digitalizados

¿Qué es el IDP?

El IDP o Procesamiento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing) es una tecnología que combina OCR, ICR y NLP (Procesamiento del Lenguaje Natural) para gestionar datos no estructurados, mejorar la clasificación de documentos y optimizar la toma de decisiones.

¿Estás listo para dar el salto a la automatización inteligente? Descubre cómo la tecnología avanzada de Okticket puede revolucionar tus procesos.

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Está pasando. Las empresas vuelven a confiar en los viajes de negocios para lograr sus objetivos comerciales. Según las previsiones de Gebta, este 2025 la inversión aumentará un 22%, así que es el momento ideal para revisar y mejorar los mecanismos de control de viáticos empresariales.

Como ya hemos comentado en entradas anteriores, la gestión ineficiente de las dietas y gastos de viaje impacta negativamente en la rentabilidad empresarial. Además, es fácil que derive en incumplimientos normativos sancionables.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar viáticos de forma eficiente? Como veremos a continuación, la clave está en implementar políticas de gastos claras y herramientas digitales que automaticen los procesos.

Estrategias para un control de viáticos empresariales eficiente

1. Implementación de una política de gastos sólida

El punto de partida para lograr la trazabilidad que toda organización necesita es reforzar la política de gastos de viaje. Esta debe estar bien planificada, ser los más clara posible y no dejar margen a diferentes interpretaciones.

¿Cuáles son los imprescindibles de este documento?

Umbrales de gasto por destino

No tiene mucho sentido ser inflexible en los límites de gasto, puesto que los precios varían en función del destino. Los costes de alojamiento y restaurantes no serán los mismos en Madrid que en Cáceres o en Santiago de Compostela.

Hay empresas que también establecen diferentes umbrales según el rol del viajero dentro de la organización.

Protocolo de solicitud y reembolso estructurado

Es inevitable que de vez en cuando surjan compromisos de última hora que obliguen a hacer reservas sobre la marcha. Por eso la flexibilidad es importante.

Pero el procedimiento estándar debería ser que los empleados realicen una solicitud de viajes con margen suficiente como para que el departamento correspondiente pueda comparar diferentes tarifas y contratar la mejor opción.

Lo ideal es estandarizar el formato de solicitud para que incluya información como el motivo del viaje, el destino (local, nacional o internacional) y la duración.

De igual manera, el proceso de reembolso debe ser claro y estructurado, para evitar fricciones entre departamentos. Hay tres puntos que tienen que quedar bien definidos:

• Documentación requerida para la justificación de gastos.
• Plazos y formatos de presentación de las notas de gastos.
• Tipos de gastos que son reembolsables.

Información requerida para deducir gastos de viaje

Sin justificantes válidos no hay reembolsos ni deducciones fiscales. Así que conviene dejar claro cuáles son los imprescindibles. En el caso de las facturas completas, estas deben cumplir los requisitos fiscales establecidos por ley.

En este punto es importante recordar que existen una serie de límites para que las dietas estén exentas de tributar.

• Dietas con pernocta: Hasta 53,34 € diarios en territorio nacional y 91,35 € en el extranjero.
• Dietas sin pernocta: Hasta 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero.  
• Gastos de alojamiento: los importes justificados están exentos, sin límites

Para que estas asignaciones queden exentas de IRPF, deben cumplir con los requisitos de desplazamiento a un municipio distinto al centro de trabajo habitual y no extenderse más de nueve meses continuados.

“Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.” Ley General Tributaria

Definición de gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Otra buena práctica es incluir la fecha límite para entregar las notas de gastos, sin excepciones.

2. Digitalización y automatización del proceso

Pero de nada sirve realizar todos los ajustes de los que hemos hablado si luego nadie se ocupa de controlar que las políticas internas se cumplen. La falta de tiempo es una de las principales causas de que eso suceda, por lo que lo más operativo es implantar una solución especializada. El uso de herramientas como Okticket permite simplificar el proceso.

Registro y aprobación en segundos

Por una parte, facilitan el reporte de gastos por parte de los empleados. Por otra, automatizan el cumplimiento de las políticas internas y minimizan errores administrativos.

Integración con sistemas de gestión empresarial

A su vez, los equipos de administración pueden revisar, aprobar y contabilizar los gastos en tiempo real mediante integraciones con sistemas de gestión empresarial.

Recuerda que en Okticket disponemos de una funcionalidad específica para gestionar las dietas o viáticos sin salir de la aplicación. Así el proceso es mucho más sencillo.

Supervisión del gasto en tiempo real

Y gracias a nuestro módulo de solicitud de viajes, tendrás una visión 360º de cada desplazamiento laboral. Esta funcionalidad permite a los empleados generar peticiones con los datos básicos de cada desplazamiento, como fechas, destinos y presupuestos estimados.

Una vez aprobada la solicitud, la empresa obtiene visibilidad total de los conceptos incluidos en la hoja de gastos, lo que permite detectar discrepancias o cargos no autorizados en tiempo real.

3. Formación y Auditoría: Claves para un control riguroso de las dietas

No obstante, para que la política de viáticos sea efectiva, es fundamental que los empleados comprendan las reglas de gasto y sepan cómo utilizar las herramientas digitales disponibles. La capacitación periódica y la realización de simulaciones pueden contribuir a mejorar la adherencia a las normativas internas.

Por otro lado, llevar a cabo auditorías regulares ayuda a detectar posibles irregularidades, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento fiscal.

En definitiva. Con soluciones como Okticket, las empresas pueden optimizar el control de viáticos y mejorar la rentabilidad. ¡Descubre cómo!

Control de viáticos empresariales: Preguntas frecuentes

¿Qué son las dietas laborales?

Son compensaciones para cubrir gastos adicionales cuando un trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos deben ser asumidos por la empresa y pueden variar según las políticas internas.

¿Cómo afectan los viáticos a la nómina?

Si cumplen los límites exentos de IRPF, las dietas no afectan la base reguladora ni las retenciones. Se reflejan en la nómina como "percepciones no salariales".

¿En qué se diferencia el importe para dietas del tique restaurante?

Ambos conceptos están pensados para cubrir los gastos de manutención de los empleados, pero las dietas están asociadas a los viajes de empresa. En cambio, los tiques restaurante son beneficios que cubren comidas diarias sin necesidad de desplazamiento.

¿Crees que la contabilización de facturas te roba más tiempo del que debería? Cada año, las empresas pierden cientos de horas en la gestión manual de gastos profesionales.

Un método arcaico que genera otros problemas añadidos, como errores, falta de visibilidad, pérdida de control sobre los gastos o dificultades en la conciliación contable.

Hoy en día, con el mercado moviéndose tan rápido, esta ineficiencia puede salir muy cara.  Así que, quizás haya llegado el momento de transformar este proceso en una ventaja competitiva.

La clave está en la automatización. Y más concretamente, en la aplicación de Inteligencia Artificial para la contabilización de tickets y facturas.

Control de costes y automatización inteligente: Una prioridad para los CFO

Los CFO con visión estratégica ya son conscientes de la necesidad de integrar esta tecnología en su día a día. Cuatro de cada diez directores financieros de empresas españolas utilizan herramientas de inteligencia artificial (IA) en su gestión diaria. Y otro 25% “está en proceso” de aplicarla, según un reciente informe de Grant Thorton.

Del estudio también se desprende que en su top de prioridades “para mejorar la modernización operativa y garantizar la competitividad” está el aumento de la inversión en digitalización y tecnología.

Esta tendencia demuestra la importancia de herramientas especializadas en automatizar la gestión y contabilidad de gastos de empresa.

Contabilización de facturas automática: El papel del OCR con Inteligencia Artificial

En este punto es importante recordar que los métodos de contabilización de facturas y tickets dependen de la normativa contable de cada país y del sistema de gestión de la empresa.

Para elegir el adecuado, las empresas deben considerar factores como el volumen de facturas, la necesidad de automatización, el cumplimiento normativo y la integración con otros sistemas financieros.

Lo ideal es una combinación de digitalización, inteligencia artificial y automatización.

Aquí es donde entran en juego soluciones avanzadas como Okticket, que han aplicado IA a su tecnología para leer automáticamente los datos de las facturas y tickets, categorizarlos y contabilizarlos según las normas fiscales vigentes.

Del registro del gasto a la contabilidad: Automatización en 5 etapas

Gracias a la integración de un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con los sistemas contables, las empresas pueden automatizar la contabilización de facturas y tickets de forma sencilla.

1. Captura automática de tickets y facturas, generalmente a partir de fotos sacadas con dispositivos móviles. También pueden integrarse con proveedores que envían facturas electrónicas o escanear documentos en PDF.
2. El sistema identifica y extrae datos relevantes, como pueden ser: proveedor, fecha de emisión, importe total y desglosado, número de ticket o factura, concepto, etc.
3. Aplica reglas de validación para detectar errores o datos incompletos. De esta forma, evitarás registros incorrectos en la contabilidad.
4. Clasificación y asignación contable automática de los gastos según el Plan General Contable (PGC). Por ejemplo, las facturas de restaurantes se asignan a los gastos de dietas y representación, mientras que los tickets de parking se catalogan como gastos de desplazamiento. De esta forma, los primeros irán a la cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas) y los segundos a la 629 (Otros servicios).
5. Una vez validados los datos, el sistema transfiere automáticamente la información al ERP o sistema de gestión utilizado para su contabilización. Con ello te aseguras de que cada gasto se registra correctamente.

Por ello, es razonable considerar que la combinación de OCR inteligente y contabilización automatizada aporta una nueva realidad a la gestión de tickets y facturas.

Automatizar la contabilización de facturas y tickets en tu empresa paso a paso

SI bien la automatización del proceso de contabilización de facturas y tickets permite optimizar la gestión financiera, el éxito pasa por seguir los pasos recomendados.

1. Identifica los retos a los que se enfrenta tu organización y define los objetivos (reducir el tiempo de contabilización, mejorar la trazabilidad de los gastos, etc.)
2. Elige un software de automatización que integre tecnologías como un OCR de facturas inteligente para la extracción de datos. Importante también que ofrezca conciliación automática, integración con tu sistema contable, que alerte sobre posibles irregularidades y que cumpla con la normativa fiscal de España.
3. Capacita a los empleados para el uso de las herramientas de digitalización de facturas.
4. Define criterios y reglas para la asignación de cuentas contables, impuestos y centros de coste según la política de tu empresa.
5. Configura flujos de aprobación para garantizar el cumplimiento de dichas reglas.
6. Antes de la implantación definitiva, realiza pruebas y establece los ajustes necesarios.
7. Analiza las métricas clave. como pueden ser el tiempo de procesamiento, el porcentaje de errores reducidos y la eficiencia operativa.

Ventajas de la automatización con la IA de Okticket

Retomando el punto número dos, en el mercado existen varias soluciones integrales. Como Okticket, que te permite capturar, validar y contabilizar documentos en segundos.

Su nueva tecnología basada en IA procesa los documentos de forma automática, extrae la información relevante y la envía directamente al software contable de tu empresa. Sea el que sea (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

A continuación, una muestra de los beneficios que aporta un OCR inteligente como el de Okticket:

• Reconocimiento automático de los datos clave de facturas y tickets, como fecha, importe, impuestos y proveedor. PelAIo, el lector OCR avanzado de Okticket, extrae e interpreta la información con independencia del país, identificador fiscal, idioma, moneda etc. El registro del gasto se realiza de dos formas:

1. Sacando una foto del justificante a través de la cámara de la app.
2. Enviando los documentos ya digitalizados al robot de procesamiento de facturas en PDF.

• Integración bidireccional y evolutiva con las principales plataformas de contabilidad. Así evitarás la introducción manual de datos.
• Al eliminar las tareas manuales y repetitivas de entrada de datos, se minimizan los errores (como pueden ser las facturas duplicadas).
• Obtención de un registro digital accesible en cualquier momento.
• Las empresas liberan horas de trabajo administrativo. Con Okticket, el porcentaje de ahorro de tiempo es del 80%.
• Permite la aprobación y contabilización de facturas en tiempo real.‍
• La trazabilidad de los gastos está asegurada. Los equipos de back office tienen la visibilidad que necesitan en un solo sistema.
• Garantía de que los gastos están siendo contabilizados conforme a la normativa fiscal vigente.
• Impacto financiero positivo.  

El ROI de la automatización: Ahorro de costes y mejora de la eficiencia

Las empresas que han implementado soluciones de automatización han logrado ahorrar una media de 5 euros por cada factura procesada automáticamente (fuente: Aberdeen Group,).

Si a esta bajada de costes se suma el ahorro de tiempo en tareas administrativas y la reducción de errores en la contabilidad, el retorno de la inversión es muy rápido. Prácticamente inmediato en el caso de Okticket.

Impacto de los flujos de validación personalizados en la contabilización de facturas y tickets

Especial atención también merece el punto número 5. La implementación de flujos de aprobación personalizados permite establecer reglas y procedimientos específicos para la aprobación y validación de gastos antes de su contabilización.

Este workflow puede variar según diferentes criterios: importe, departamento responsable, tipo de gasto, normativa fiscal aplicable…

Con ello se consigue detectar inconsistencias en los importes, impuestos y conceptos antes de procesar la factura.

Conclusión: La contabilidad automatizada como ventaja competitiva

En definitiva. Automatizar la contabilización de facturas es una decisión estratégica que permite a las empresas centrarse en su crecimiento sin verse atrapadas en tareas repetitivas y de bajo valor añadido.

¿Tu empresa sigue gestionando manualmente sus tickets y facturas? No pierdas más tiempo. Descubre cómo la automatización puede transformar la contabilidad de tu empresa.

Contacta con nosotros y empieza a optimizar recursos hoy mismo.

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La revisión manual de cada ticket o factura, la pérdida de trazabilidad, las discrepancias, las tardanzas en la aprobación… La validación de gastos profesionales puede llegar a ser un proceso lento y engorroso que lastra la productividad y la eficiencia financiera de tu empresa. Sobre todo, si no dispones de las herramientas adecuadas.

Cuando un gasto tiene que pasar por varios responsables antes de ser tramitado y reembolsado, los cuellos de botella son inevitables. Por tanto, sobra decir que la solución más rápida a esta problemática es la automatización de los flujos de aprobación.

En Okticket este workflow es totalmente personalizable y está pensado para mantener el control en cada etapa. Pasarás de tardar días en validar las notas de gastos a realizar la aprobación en pocos minutos, desde la propia aplicación.

Beneficios de la automatización en la aprobación de gastos

Los flujos de aprobación automatizados permiten definir reglas específicas dependiendo de las necesidades de cada empresa: según los roles de los empleados, la ubicación, los importes o las categorías de gasto, por ejemplo.

Enseguida notarás el impacto positivo:

• Lograrás tener visibilidad total de los gastos en tiempo real, fundamental para sacar más jugo a los presupuestos.
• Gracias a ese control inmediato, podrás detectar los errores y el fraude antes de que se conviertan en un problema financiero grave.
• Tendrás la garantía de que los justificantes validados, digitalizados y almacenados cumplen con la normativa española.
• Al reducir los tiempos de aprobación, también podrás agilizar los reembolsos, un asunto que suele generar bastantes fricciones.

Las empresas que automatizan la gestión de gastos reducen un 30% el tiempo dedicado a aprobaciones y mejoran la precisión de los reportes financieros en un 44% (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptación a cada empresa

Un sistema de aprobaciones flexible permite adaptar los flujos al tamaño y estructura de cada organización. Veamos un par de supuestos:

• Tienes un pequeño negocio y solo necesitas validar los gastos que superen un importe determinado (50 euros, por ejemplo). Pues bien, puedes configurar el workflow para establecer un umbral automático. De esta forma, los gastos menores a 50 euros se aprobarán automáticamente y el resto pasarán a un responsable para su validación.
• Eres el responsable financiero de una gran compañía y necesitas que los gastos pasen por varios niveles de aprobación. En ese caso, el flujo puede ser:

1. El trabajador envía el gasto a revisión.
2. Su supervisor comprueba que todo es correcto y lo aprueba.
3. Se lo pasa a un segundo responsable para que lo valide.
4. Finalmente, lo remite a contabilidad para que lo tramite y ordene el reembolso (si procede).

Este flujo puede variar para cada empresa. Incluso dentro de la misma compañía, ser diferente en función del departamento o del proyecto.

Tips para optimizar el proceso de aprobación de gastos

Un error común en la gestión de aprobaciones es añadir pasos innecesarios que solo ralentizan el flujo de validación.

Para optimizar el proceso, es clave contar con un sistema de notificaciones que informe en tiempo real sobre los cambios de estado de los gastos. Soluciones como Okicket ya integran esta funcionalidad.

Además, un sistema ágil debe equilibrar el control con la rapidez en la toma de decisiones. Para ello, es clave establecer una política de gastos clara y adaptada a la actividad de la empresa.

Este documento debe identificar, entre otros: los responsables de aprobación, sus sustitutos en caso de ausencia, los límites de gasto, los gastos reembolsables y el procedimiento de reembolso.

¿Quieres saber cómo funciona la automatización de los flujos de aprobación de Okticket? Escríbenos aquí y verás lo fácil que es lograr una gestión de gastos profesionales más ágil y eficiente.

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La adecuada gestión de los costes asociados a los viajes de empresa es fundamental para mantener una buena salud financiera. Para ello, es importante tener claros todos los conceptos. Distinguir entre viáticos y gastos de viaje, por ejemplo.

En España ambos términos suelen confundirse, cuando en realidad tienen implicaciones contables, legales y fiscales distintas. Y por ahí pueden empezar los desajustes contables.

¿Por qué es importante diferenciar las dietas o viáticos de los gastos de viaje profesionales? Un adelanto:

1. Porque los gastos se clasifican y registran adecuadamente, lo que implica una gestión financiera más eficaz.
2. Porque entender las implicaciones fiscales ayuda a maximizar las deducciones tributarias. O a minimizar las cargas fiscales, dependiendo del caso.
3. Porque facilita la adopción de políticas de gastos de viaje claras.

¿Qué son los viáticos? ¿Qué son los gastos de viaje profesionales? ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Esperamos que este artículo sirva para que no haya más confusiones entre viáticos y gastos de viaje.

Diferencias entre viáticos y gastos de viaje: Definición y naturaleza

Definición, naturaleza, importe, tratamiento fiscal, límites, justificación… Para entender mejor las diferencias entre dietas laborales y gastos de viajes de negocios lo mejor es ver las peculiaridades de cada uno.

¿Qué son los viáticos y qué cubren?

Conocidos popularmente como dietas laborales, los viáticos son las asignaciones fijas que las empresas entregan a los empleados para cubrir gastos menores durante los viajes de trabajo. Alimentación o transporte local, por ejemplo.

El Estatuto de los Trabajadores recoge los viáticos como un derecho laboral. Normalmente, las cantidades a abonar son fijas (depende de las políticas internas), se proporcionan antes del viaje y no es necesario presentar ningún justificante de gastos.

No obstante, es importante hacer un apunte. En ocasiones, la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Ventajas:

• Se reduce la carga administrativa.
• Los empleados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni preocuparse por guardar y presentar un recibo por cada pequeño gasto.

Desventajas

Es necesario llevar un control adecuado para evitar descuadres en el flujo de caja.

¿Qué son los gastos de viaje profesionales?

Por su parte, los gastos de viaje son los costes directamente relacionados con el desplazamiento por motivos laborales. Incluyen, entre otros: Alojamiento, comidas en restaurantes, transporte desde el origen al destino y viceversa (como puede ser un billete de avión), alquiler de vehículos, peajes, gasolina, kilometraje, aparcamientos, incluso las dietas.

Al contrario que en los viáticos, el importe varía en función de cada desplazamiento. Además, es necesario justificar los gastos mediante tickets, facturas o recibos.

Por tanto, podría decirse que todos los viáticos están incluidos en los gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son viáticos.

Ventajas:

La empresa mantiene un control detallado sobre los gastos de desplazamiento.

Desventajas:

• Aumenta la carga administrativa para los departamentos financieros.
• Los trabajadores tienen que guardar los comprobantes para posteriormente adjuntarlos a las notas de gastos y así recibir el reembolso por parte de la empresa.

Implicaciones fiscales y legales de los viajes de empresa

Algo que sí tienen en común las dietas laborales y los gastos de viaje profesionales es que ambos están exentos de impuestos siempre y cuando se ajusten a los límites establecidos por la Agencia Tributaria (Real Decreto 439/2007).

Gastos deducibles en el IRPF

Recordemos los topes exentos de IRPF en 2025:

Gastos de alimentación

• Desplazamientos dentro del territorio nacional:  26,67 euros al día sin pernocta y 53,34 euros por día con pernocta.
• Viajes internacionales: 48,08 euros diarios sin pernocta y 91,35 euros por día con pernocta.

Gastos de kilometraje

Están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros).

Gastos de alojamiento y de transporte

Para estos conceptos no existen límites económicos. No obstante, en el caso de los alojamientos hay dos requisitos:

1. Debe estar en municipio distinto al del lugar de trabajo habitual y de residencia del trabajador desplazado.
2. La estancia no puede superar los 9 meses de forma ininterrumpida.

Las cantidades que excedan estos límites pueden ser consideradas como parte del salario y como consecuencia, estar sujetas a retención y tributación en el IRPF.

Deducción del IVA en los gastos de viajes profesionales

Asimismo, las empresas pueden deducir el IVA de los desplazamientos asociados a la actividad del negocio. Para ello, necesitan guardar la factura original.

Dicho documento debe tener una serie de características, como estar a nombre de la empresa e incluir la información básica exigida por ley (fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente).

¿Los gastos de viaje son de fuera de la Unión Europea? Solo podrás solicitar la devolución del IVA si existe un acuerdo de reciprocidad con España.

¿Qué pasa con el impuesto de Sociedades?

Del mismo modo, cuando están debidamente justificados, los gastos de viaje son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.

Gestión eficiente de los viáticos y gastos de viaje

Para justificar los gastos de desplazamiento hay dos opciones:

1. Rellenar a mano las notas de gastos y guardar todos los comprobantes en papel, con el consiguiente riesgo de cometer errores críticos y de perder algún justificante. Todo ello puede dar lugar a sanciones y recargos en caso de una inspección de Hacienda.
2. Implementar una solución de digitalización y automatización de gestión de gastos de viaje profesionales que optimice el proceso, bloquee el fraude interno y asegure el cumplimiento fiscal y normativo.

¿Tienes claro cuál de las dos alternativas es más eficiente? Pues bien, la optimización de recursos todavía será mayor si das con la combinación adecuada de tecnología y estrategia.

¿Qué te recomendaría un experto en la materia?

• Establece una política de gastos clara e informa a los empleados.
• Utiliza soluciones tecnológicas avanzadas.
• Elige una solución de gestión de gastos de viaje profesionales que se integre con tu ERP. Como hace Okticket.
• Ajusta los límites de gasto a los precios del mercado.
• Analiza los datos de gasto para optimizar los presupuestos de viajes.
• Realiza controles internos de forma periódica.
• Facilita la comunicación directa entre viajeros, responsables y departamento financiero.

Conclusión

De todo lo dicho se puede deducir que la comprensión clara de las diferencias entre viáticos y gastos de viaje es esencial para la gestión financiera efectiva dentro de las empresas.

Esta distinción ayuda a mejorar la contabilidad y el cumplimiento fiscal. Al mismo tiempo, facilita la planificación financiera más precisa y estratégica.

¿Listo para simplificar la gestión de tus viáticos y gastos de viaje? Contacta con nuestros expertos hoy mismo y mejora tu gestión financiera.

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