Quando arriva il momento di rinnovare le licenze, bisogna fare il punto su quali strumenti si usano davvero e quali sono di troppo. Con le soluzioni di gestione delle spese aziendali è facile verificarlo: basta guardare quando il team registra i propri scontrini.
Puoi avere un’integrazione con l’ERP impeccabile e una policy di spesa ben configurata, ma se il tuo team apre l’app solo il 30 del mese per caricare in un colpo tutti gli scontrini, quella tecnologia ti serve a poco. Se scopri cosa è stato speso quando ormai non puoi più intervenire, è come continuare a gestire le spese a mano.
Spesso il ritardo dipende da quanto è scomodo usare lo strumento. Se aprirlo, accedere e fotografare uno scontrino richiede più di qualche secondo, si finisce per rimandare. Per rendere il più semplice possibile la registrazione di una spesa nel momento in cui avviene, abbiamo introdotto nell’app di Okticket l’accesso con impronta digitale o riconoscimento facciale.
Il ROI degli strumenti di gestione delle spese dipende dal loro utilizzo
Quando si confrontano i fornitori, di solito si guardano il prezzo per utente, le funzionalità o l’integrazione con l’ERP aziendale. Ma quasi mai ci si chiede se i dipendenti useranno davvero lo strumento, né quante spese verranno registrate lo stesso giorno in cui vengono sostenute. Eppure è da qui che dipende buona parte della redditività.
In fondo, con la licenza si pagano i dati che lo strumento raccoglie. Una spesa caricata subito arriva con il suo scontrino, la sua categoria e il suo progetto. Se viene caricata tre settimane dopo, manca lo scontrino o nessuno ricorda più a quale progetto si riferisse.
Quanto costa una spesa registrata in ritardo
Quando una spesa viene registrata fuori tempo, il problema ricade sull’ufficio Amministrazione e Finanza in diversi modi:
- La chiusura contabile slitta, oppure si fa con stime che poi vanno corrette.
- Gli scostamenti di budget emergono tardi, quando un progetto o un reparto ha già speso più del previsto.
- Qualcuno del team perde tempo a rincorrere scontrini illeggibili, controllare importi che non tornano o individuare spese non giustificate.
- Le decisioni sulla travel policy, sui fornitori o sulla tesoreria vengono prese con dati incompleti.
Tutto questo ha un costo. Secondo uno studio di Censuswide per Perk, il 34% dei dipendenti compila ancora le note spese a mano e uno su cinque dichiara regolarmente spese errate. Il costo medio è di 250 euro all’anno per ogni lavoratore che lo fa.
Perché lo scontrino resta nel portafoglio
La cosa curiosa è che molte di queste aziende un’app per controllare le spese ce l’hanno. Ma se digitalizzare una spesa richiede più tempo che compilare la nota spese e pinzarci sopra lo scontrino, l’app resta inutilizzata.
Succede spesso con le app che chiedono nome utente e password a ogni accesso. Sei di fretta, non ricordi la password e metti lo scontrino da parte per dopo. Quel «dopo» diventa giorni e, molto spesso, l’ultimo giorno del mese.
Più passaggi ci sono tra la spesa e la sua registrazione, più è facile che il dato arrivi in ritardo o vada perso.
Accesso biometrico in Okticket: un secondo tra la spesa e il dato
In Okticket abbiamo eliminato quel passaggio in più. Ora puoi accedere all’app con l’impronta digitale o con il volto, usando Face ID, Touch ID o il lettore di impronte del tuo smartphone. Apri l’app, guardi lo schermo o appoggi il dito, e puoi già fotografare lo scontrino.
È importante chiarire che Okticket non conserva dati biometrici. La lettura la esegue lo smartphone stesso e la password continua a proteggere l’account. Se il telefono non ti riconosce dopo alcuni tentativi, l’app ti chiede di nuovo la password.
Come attivare l’accesso biometrico in Okticket
- Aggiorna l’app all’ultima versione dall’App Store o da Google Play e accedi come sempre.
- Tocca «Attiva» quando l’app ti propone di accedere con Face ID o impronta. Se l’avviso non compare, vai su Profilo › Sicurezza › Accesso biometrico e attiva l’interruttore.
- Conferma con l’impronta o il volto quando lo smartphone te lo chiede.
Si attiva una sola volta per dispositivo e richiede meno di un minuto. Se cambi telefono, dovrai attivarlo di nuovo.
Sicurezza e facilità d’uso: strumenti che l’IT approva e il team usa
Il CFO vuole strumenti redditizi, il responsabile IT pretende che siano sicuri e i dipendenti chiedono che siano facili da usare. Succede ogni volta che si deve scegliere o rinnovare uno strumento di gestione delle spese aziendali.
In questa tabella trovi cosa chiedono di solito la Sicurezza e il team, e cosa domandare al fornitore per verificare se lo copre.
L’accesso biometrico è uno di quei miglioramenti che mettono tutti d’accordo. Il dipendente accede in un secondo, l’IT mantiene la protezione della password e del blocco dello smartphone, e l’ufficio Finanza riceve le spese prima.
5 domande per misurare l’adozione degli strumenti di gestione delle spese nella tua azienda
Per capire se il tuo strumento di gestione delle spese viene usato come dovrebbe, fatti queste domande:
- Quanti giorni passano, in media, tra il sostenimento di una spesa e la sua registrazione? È il modo più diretto per misurare l’utilizzo reale.
- Quale parte delle spese del mese entra nell’ultima settimana? Se c’è un picco a fine mese, il team sta accumulando scontrini.
- Quante spese bisogna controllare o rimandare al dipendente? Ognuna sono minuti sottratti al team finanziario.
- Quante persone usano l’app mobile ogni giorno? Se quasi tutto viene registrato dal computer, di norma viene registrato tardi.
- Quali passaggi ti ha eliminato il tuo fornitore nell’ultimo anno? Accedere con l’impronta invece di digitare la password è uno di questi.
Conclusione: la redditività inizia dallo smartphone del dipendente
Uno strumento di gestione delle spese si ripaga poco alla volta, ogni volta che qualcuno registra uno scontrino nel momento in cui lo riceve. Per questo, quando lo si valuta, conviene chiedersi quanto costa al team usarlo, oltre a quali funzionalità offre.
L’accesso biometrico è un piccolo cambiamento, ma va in questa direzione. Significa meno passaggi per il dipendente, informazioni che arrivano prima all’ufficio Finanza e più tempo per analizzare dati reali. Vuoi vedere come funziona nella tua azienda? Scrivici.
