Il business travel continua a guadagnare peso. La spesa in viaggi aziendali crescerà del 7,2% nel 2026 e raggiungerà i 1.710 miliardi di dollari (circa 1.540 miliardi di euro). L'ultimo report della Global Business Travel Association (GBTA) confirma che le aziende stanno investendo più che mai negli spostamenti professionali.
Perché sta succedendo questo? Il report individua diversi fattori combinati: costi di trasporto in aumento, tensioni geopolitiche che stanno alterando rotte e prezzi aerei, e una domanda aziendale che, nonostante tutto, non mostra segnali di frenata.
"Le aziende non si sono allontanate dai viaggi, ma sono sempre più selettive e più attente alla produttività di ogni spostamento" (Suzanne Neufang, CEO di GBTA)
Tradotto: si viaggia con più criterio, ma ogni viaggio muove più denaro.
Attenzione, questo non significa che si viaggi meno. Anche il numero di spostamenti professionali cresce, solo a un ritmo molto più lento della spesa. La GBTA calcola che quest'anno saranno circa 1.840 milioni a livello mondiale, l'1,3% in più rispetto al 2025. I viaggi di lavoro pesano sempre di più sull'attività e sul budget delle aziende.
In questo articolo vediamo come controllare l'aumento della spesa in viaggi aziendali senza frenare questa crescita, e quale tipo di gestione serve perché le aziende possano sfruttarla senza perdere agilità.
Cosa implica per la Finanza gestire un business travel in crescita
Quando la spesa cresce, cresce anche tutto ciò che le sta intorno. Uno scontrino che si perde, un'approvazione che si ritarda di tre giorni, una spesa fuori policy che nessuno individua fino alla chiusura del mese... Con un business travel in espansione, questo tipo di situazioni smette di essere un'eccezione occasionale e diventa parte della quotidianità di qualsiasi team finanziario.
Per i responsabili finanziari, la sfida è chiara: accompagnare questa crescita senza che si traduca in più carico manuale per il team. I viaggi restano necessari per chiudere trattative, mantenere il rapporto con i clienti o supervisionare progetti. Quindi metterli in pausa non è un'opzione.
La stessa GBTA lo confirma con dati concreti: il 74% dei viaggiatori d'affari dichiara di aver viaggiato nel 2025 tanto o più dell'anno precedente, e il 28% si aspetta di viaggiare ancora di più nel 2026.
Più attività significa più complessità per la Finanza
Qui conviene fermarsi un momento, perché il problema non è solo che la spesa aumenta. È che aumenta tutto ciò che c'è intorno alla spesa.
Più viaggi si traduce in più scontrini da revisionare, più fatture da riconciliare, più utenti che generano spesa da paesi e valute diverse, più categorie da classificare, più fornitori con cui negoziare e più processi di approvazione in corso in parallelo. Ognuna di queste variabili, singolarmente, è gestibile. Tutte insieme, e in crescita contemporaneamente all'attività dell'azienda, è il punto in cui un processo manuale inizia a non essere più sufficiente.
Perché i viaggi aziendali continueranno a crescere
C'è un altro elemento che spiega perché non sembra ragionevole pensare a una riduzione dei viaggi aziendali. L'investimento delle aziende in intelligenza artificiale e tecnologia sta generando nuovi spostamenti legati a progetti, clienti e collaborazione internazionale. Infrastruttura digitale, data center, implementazioni tecnologiche... tutto questo richiede persone sul territorio.
In altre parole, il business travel non sta per scomparire. Ciò che deve cambiare è il modo in cui le organizzazioni controllano ogni euro spesso in viaggi aziendali.
Il business travel in Italia: viaggi più brevi e più selettivi
Questa tendenza non è solo una previsione globale. Anche in Italia si sta iniziando a vedere lo stesso pattern nei dati reali delle aziende.
Un recente report di Okticket sulla mobilità aziendale confirma esattamente lo stesso schema indicato dalla GBTA: le aziende viaggiano, ma stanno scegliendo spostamenti sempre più mirati alle necessità di ogni attività. [Verificare/adattare: dato specifico spagnolo — confirmare disponibilità di un dato equivalente per l'Italia prima di pubblicare]
La lettura è la stessa del report GBTA: non si tratta di viaggiare meno, ma di assicurarsi che ogni viaggio sia giustificato e ben gestito dal primo minuto. Ed è qui che il controllo della spesa si posiziona come l'elemento che rende possibile questa selettività senza perdere agilità.
10 leve per gestire con agilità la crescita della spesa in viaggi
Con il software di gestione delle spese adeguato, accompagnare questa crescita non richiede più risorse: richiede più automazione. Inoltre, potrebbe essere il momento di rivedere la vostra travel policy. Queste sono le dieci leve che fanno la differenza:
1. Giustificare il ROI di ogni viaggio
Quale obiettivo di business soddisfa il viaggio? Esiste un'alternativa altrettanto efficace? Prima di acquistare i biglietti bisogna chiedersi cosa porta ogni spostamento. Il criterio non è più "andare", ma "perché andare" e "cosa si ottiene in cambio".
2. Definire policy di viaggio chiare e ben comunicate
Una politica dei viaggi aziendali conosciuta solo dal reparto finanziario serve a poco. Il viaggiatore deve sapere, prima di prenotare il volo o scegliere l'hotel, cosa rientra nella norma e cosa no. Quanto più chiara e accessibile è questa policy, meno deviazioni ci saranno da correggere dopo.
3. Automatizzare le approvazioni
Un flusso di approvazione che blocca il viaggiatore per giorni serve a poco. Ma uno che approva tutto senza filtro nemmeno. La soluzione sta nel punto intermedio: approvazioni automatiche per ciò che rientra in policy, e un alert solo quando qualcosa esce dalla norma.
4. Stabilire limiti per categoria
Fissare un tetto di spesa per dipendente, per tipo di spostamento o per categoria di esercente evita di dover revisionare ogni scontrino uno per uno.
5. Individuare le deviazioni in tempo
Individuare una deviazione quando la spesa è già nell'ERP è tardi: il denaro è già uscito. Rilevarla nel momento in cui si produce permette di correggere in tempo, parlare con il dipendente, o semplicemente capire perché è accaduta prima che si ripeta nel viaggio successivo. Quanto più tempo un'azienda impiega a individuare il rischio di fuga di spesa nei viaggi aziendali, più difficile è correggerlo prima che diventi un pattern.
6. Avere visibilità della spesa in tempo reale
Allo stesso modo, la capacità di reazione di un reparto finanziario cambia completamente quando sa quanto si sta spendendo nel momento stesso in cui la spesa si produce. Con la spesa per viaggio in aumento, aspettare la chiusura mensile per avere una fotografia reale della situazione è un lusso che la maggior parte delle aziende non può permettersi.
7. Integrare le spese con la contabilità
Ogni volta che una spesa viene digitata due volte c'è un'opportunità di errore, ed è un'operazione non necessaria. L'integrazione diretta tra lo strumento di gestione delle spese e il sistema contabile elimina questo passaggio manuale e assicura che ciò che arriva all'ERP sia esattamente ciò che è stato approvato.
8. Automatizzare il reporting
Ogni ora che il team finanziario dedica a costruire report di spesa a mano è un'ora che non dedica ad analizzare quei dati e a prendere decisioni basate su di essi. Automatizzare la generazione dei report libera il team perché si concentri su questo compito.
9. Analizzare la spesa per progetto o cliente
Con un business travel sempre più orientato al ritorno, capire quale progetto o quale cliente genera quella spesa — e quale risultato ha prodotto — diventa molto più rilevante. Questa tracciabilità è ciò che permette di vedere il viaggio come un investimento, non solo come un costo.
10. Riconciliare automaticamente le carte aziendali
Quando il pagamento con carta aziendale si riconcilia da solo con la spesa registrata, scompare uno dei classici colli di bottiglia della chiusura mensile: far coincidere l'estratto conto con gli scontrini uno per uno. Il dato resta chiuso dal momento del pagamento fino alla registrazione contabile, senza che nessuno debba rincorrere le fatture.
Come Okticket aiuta a controllare la spesa di viaggio
Tutto quanto sopra non è una lista di buone intenzioni. È, letteralmente, ciò che Okticket fa ogni giorno per centinaia di aziende che si sono già confrontate con questo stesso problema.
- Visibilità in tempo reale, non a fine mese. Ogni spesa viene registrata nel momento in cui si produce, con foto dello scontrino ed estrazione automatica dei dati. Il team finanziario non aspetta la chiusura per sapere quanto è stato spesso: lo sa mentre accade.
- La OKT Card, per controllare la spesa dall'origine. È una carta Mastercard di debito con limiti configurabili per dipendente, per categoria di esercente e per periodo. Funziona con Apple Pay e Google Pay, quindi un team in trasferta non dipende dal portare con sé la carta fisica. E se qualcuno paga in contanti o con la propria carta personale perché non c'è alternativa, la spesa viene registrata comunque, senza perdere tracciabilità.
- Riconciliazione automatica, perché far coincidere la carta con la spesa non sia un compito manuale di fine mese, ma qualcosa già fatto quando arriva la chiusura.
- Integrazione nativa e bidirezionale con gli ERP più usati, perché ogni spesa approvata arrivi contabilizzata correttamente, senza doppia digitazione né revisioni manuali.
- Integrazione di viaggio e spesa, grazie alla connessione con le piattaforme di prenotazione. La travel policy si applica dal momento della prenotazione, non dopo, e le deviazioni si individuano prima che il denaro sia uscito.
Nel complesso, questo è ciò che permette di passare dal rincorrere gli scontrini a fine mese all'avere il controllo della spesa di viaggio risolto dal primo euro.
La sfida del business travel nel 2026 è gestire meglio
Le previsioni della GBTA indicano uno scenario molto chiaro: le aziende continueranno a viaggiare e il business travel continuerà a muovere sempre più denaro. Nel 2026 si prevedono 1.840 milioni di viaggi di lavoro e una spesa globale di 1.710 miliardi di dollari.
Per le aziende, questo significa più attività, più opportunità di business e anche più spese da gestire.
Questa tendenza non è un problema da risolvere, ma una realtà a cui bisogna adattarsi con gli strumenti adeguati. La tecnologia Travel & Expense permette di trasformare questa gestione in un processo automatizzato, connesso e molto più utile per il processo decisionale.
Se vuoi vedere come tutto questo si applicherebbe alla realtà della tua azienda, richiedi una demo e te lo mostriamo con i tuoi numeri.
